Der Fachbereich Kinder, Jugend und Schule ist mit ca. 1.800 Mitarbeitenden ein Wegbegleiter für Kinder, Jugendliche und deren Familien durch alle Lebensphasen von der Geburt bis zum Eintritt ins Erwachsenenalter. Neben vielfältigen weiteren Aufgaben ist der Fachbereich unter anderem für die äußeren Schulangelegenheiten verantwortlich, die sowohl die personelle Ausstattung der Schulen mit Hausmeister*innen und im Schulsekretariat, als
auch das Raumangebot für Unterricht, OGS und Mensa abdecken. Ein Zukunftsthema ist darüber hinaus die Digitalisierung der Schulen.

In der Abteilung „Schule“ (FB 45/400) des Fachbereichs Kinder, Jugend und Schule sind im Bereich der städtischen Schulen fortlaufend Stellen für Schulsekretär*innen (m/w/d) in Voll- und Teilzeit (mindestens sechs Stunden) zunächst befristet zu besetzen. Perspektivisch wird die Übernahme in ein
unbefristetes Beschäftigungsverhältnis angestrebt. Es ist sowohl möglich, dass ein Einsatz als Sekretär*in an einer oder mehreren Stammschulen als auch ein wechselnder Einsatz als Springerkraft erfolgt. Die Besetzung und Einteilung der unterschiedlichen Stellen erfolgt bedarfsorientiert sowie in Absprache mit Ihnen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• allgemeine Sekretariatsarbeiten, wie z.B. telefonische und persönliche
  Beratung, Auskunftserteilung, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost,
  Registraturarbeiten, Botengänge
• Materialbeschaffung
• Bearbeitung von Angelegenheiten der Schüler- und Lehrerschaft
  (Aktenführung/-verwaltung)
• Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, hier u.a. Abwicklung des
  Zahlungsverkehrs, Führen des Inventarverzeichnisses und der Barkasse
• Unterstützung der Schulleitung u.a. bei allgemeinem Schriftverkehr,
  Terminplanung und Wiedervorlage, Auswertung von Statistiken,
  Gästebewirtung

Das bringen Sie mit

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als
  Verwaltungsfachangestellte*r oder als Kauffrau*mann für Büromanagement
  oder haben den Verwaltungslehrgang I erfolgreich absolviert
• Sie sind belastbar, verfügen über Organisationsgeschick und eine gute
  mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
• Ihr Handeln ist geprägt von Umsichtigkeit und ausgeprägter sozialer
  Kompetenz, ein freundliches und sicheres Auftreten im persönlichen Umgang
  mit den Schüler*innen und Lehrkräften ist für Sie selbstverständlich
• Sie haben sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen
  (Word, Excel) sowie dem Internet

Wünschenswert

• berufliche Erfahrungen im kaufmännischen Bereich

Das bieten wir

• Arbeiten bei einem der drei größten Arbeitgebern der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus
einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Mit der Übertragung der Funktion ist der Besuch der internen
Fortbildungsreihe „Verwaltungskunde für Mitarbeiter*innen ohne spezifische
Verwaltungsausbildung” verbindlich vorgeschrieben, sofern keine Ausbildung
zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder der Verwaltungslehrgang I
absolviert wurde.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und
aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit
Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und
Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.