Im Museumsdienst des Kulturbetriebes der Stadt Aachen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle der Verwaltungsassistenz im Museumsdienst Aachen (m/w/d) für die städtischen Museen, das Ludwig Forum für Internationale Kunst sowie die Museen der Route Charlemagne in Teilzeit auf Dauer zu besetzen.
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Kundenberatung für die museumspädagogische Abteilung einschließlich Schreibarbeiten sowie Korrespondenz
- Auskunftserteilung und zielgruppenorientierte Beratung der Kunden über die museumspädagogischen Programme
- Allgemeine Verwaltungsarbeiten und administrative Tätigkeiten für den gesamten Geschäftsbereich wie Telefondienst, Terminplanung und -koordination, Bestellung von Büromaterial, Ablage usw.
- Disposition von Honorarkräfte (Guide-Einsatz-Planung)
Das bringen Sie mit
- eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
- oder eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf, idealerweise als Kauffrau*Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) und eine der Ausbildung entsprechende Berufserfahrung von mindestens einem Jahr. In Abhängigkeit von der vorhandenen Qualifikation wird die Bereitschaft zur Teilnahme an einer internen beruflichen Qualifizierung (Basis- und ggf. Aufbaulehrgang bzw. Verwaltungslehrgang I) erwartet.
- gute Kenntnisse im Umgang mit bei der Stadt Aachen eingesetzten Standardsoftware (MS-Office)
- ein freundliches und kompetentes Auftreten sowie eine hohe Kundenorientierung
- eine sorgfältige und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie Organisationstalent
- Freude an der Arbeit im Team und Kommunikationsfähigkeit
Wünschenswert
- Fremdsprachenkenntnisse (Englisch und/oder Französisch)
Das bieten wir
- Arbeiten bei einem der drei größten Arbeitgebern der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
- Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
- respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
- Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
- Jobticket für den ÖPNV
- Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
- ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
- einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
- einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.