Im Fachbereich KiTa und Kindertagespflege (FB 54) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle des*der Gleitzeitbeauftragten und Assistenz der Abteilungsleitung in Vollzeit unbefristet zu besetzen.

Im Fachbereich KiTa und Kindertagespflege sind – vor allem in den 56 eigenen Kindertagesstätten – ca. 1.100 Mitarbeitende beschäftigt. Die Abteilung selber zählt ca. 30 Mitarbeitende.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• allgemeiner Schriftverkehr (Schreiben, E-Mails intern und extern, Vermerke, Niederschriten etc.)
• einfache Recherche von Themen/Sachverhalten im Internet
• Postmanagement
• Pflege der zentralen Funktionspostfächer der Abteilung, Aktualisierung und Pflege von Verzeichnissen und Listen
• Koordinierung der Terminplanung und Organisation der Besprechungen der Abteilungsleitung inkl. der jeweiligen Organisation von Räumlichkeiten und Bewirtung
• Empfang von Besucher*innen, zentrale*r Ansprechpartner*in für Besucher*innen
• Aufnahme von Bürger*innenbeschwerden und ggfs. Weitervermittlung an die zuständige Stelle
• Aktenanlage und -pflege, Führung der Wiedervorlage
• Koordination, Abfragen und erste Auswertung von Abfragen innerhalb der Abteilung, Daten/Erfassungsarbeiten
• Aktualisierung von Notfall- und Hygieneverordnungen für städt. KiTas
• Erfassungen/Korrekturen in und Auswertungen aus SAP und dem Zeitmanagementportal
• Eintragung von Urlaub, Arbeitsunfähigkeitsmeldungen, Mobiler Arbeit, Zeitkorrekturen usw.
• Sachverhaltsklärung bei Unstimmigkeiten (Abstimmung mit Mitarbeitenden und/oder dem Fachbereich Personal und Organisation)
• Erstellung von Auswertungen

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW (m/w/d) oder als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement (m/w/d)
• ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit und Organisationsfähigkeit
• ein sicheres Auftreten
• Teamfähigkeit
• Motivation
• das Bewusstsein für die verantwortungsvolle und vertrauensvolle Tätigkeit

Das bieten wir

• Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
• Jobticket für den ÖPNV
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
• einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.