Im Dezernat III Stadtentwicklung, Bau und Mobilität der Stadt Aachen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle der Assistenz der Beigeordneten (m/w/d) in Teilzeit zu besetzen. Diese ist unbefristet zu besetzen.
Das Dezernat III Stadtentwicklung, Bau und Mobilität ist für ein breites Aufgabenspektrum zuständig, das von übergeordneten räumlichen Planungen über alle Ebenen der Stadtentwicklung bis hin zu Stadterneuerungs- und Stadtgestaltungsprojekten und den Aufgaben der Bauaufsicht reicht. Zudem werden sämtliche Bereiche des städtischen Mobilitätsgeschehens im Geschäftsbereich des Dezernats bearbeitet. Die Geoinformation und Bodenordnung sowie das Vertrags-, Vergabe- und Fördermittelmanagement erarbeiten die Grundlage für viele Aufgaben der Stadtverwaltung.
Als Assistenz gehören Sie der Verwaltungsabteilung des Dezernats an und sind in der Zusammenarbeit unmittelbar der Beigeordneten zugeordnet.
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Allgemeine Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten
- Vorbereitung und Organisationsmanagement von Veranstaltungen des Dezernates
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Telefondienst, Terminplanung und -koordination (analog wie digital), Führen von Aktenvorgängen und Wiedervorlagen, Kopierarbeiten, Postverteilung und -versendung
- Organisation von Dienstreisen und Fortbildungen
- Beschwerdemanagement und Beantwortung von Anfragen
- Einfache Recherche zu Themen und Zusammenstellungen
Das bringen Sie mit
- eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
- alternativ eine abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung mit zweijähriger Berufserfahrung
- ein freundliches, sicheres und repräsentatives Auftreten im persönlichen und telefonischen Umgang mit Bürger*innen und Mitarbeitenden sowie Loyalität und Verschwiegenheit
- Sicherheit im Gebrauch der deutschen Sprache in Wort und Schrift ebenso wie im Umgang mit dem PC und der bei der Stadt Aachen eingesetzten Standardsoftware
- Organisationstalent, Flexibilität und eine sorgfältige Arbeitsweise in Kombination mit Verantwortungsbewusstsein und der Bereitschaft, im Team zu arbeiten
Wünschenswert
- Erfahrungen in der Arbeit in öffentlichen Verwaltungen oder großen Organisationseinheiten
- Interesse an den fachlichen Aufgaben des Dezernats
Das bieten wir
- Arbeiten bei einer der drei größten Arbeitgeber*innen der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
- Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
- respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
- Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
- Jobticket für den ÖPNV sowie eine gute Anbindung an den ÖPNV und Regionalverkehr
- Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
- ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
- einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
- einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.
Die Arbeitszeitgestaltung erfolgt unter der Maßgabe, dass die Erreichbarkeit des Dezernatsbüros sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten sind daher in Absprache mit der Beigeordneten festzulegen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.