Bewerbung bis: 07.01.2019

Vorzimmerkraft mit Sachbearbeitung

im Fachbereich Rechnungsprüfung

Zum 01.02.2019 ist im Fachbereich Rechnungsprüfung (FB 14) der Stadt Aachen die Stelle „Vorzimmerkraft mit Sachbearbeitung“ in Vollzeit auf Dauer zu besetzen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Allgemeine Vorzimmer- und Sekretariatstätigkeiten
  • Vorbereitung, Organisation und Bewirtung von Besprechungen und Veranstaltungen der Leitung, ggf. Protokollführung bei Besprechungen, Erstellung von Präsentationen
  • Allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Telefondienst, Terminplanung und -koordination, führen der Wiedervorlagen, Kopierarbeiten, Postverteilung und -versendung
  • Beschwerdemanagement und Beantwortung von Anfragen / Anregungen
  • Arbeiten im Rahmen des Beschaffungswesen; gesamte Materialbeschaffung, Aufträge an die Buchdruckerei
  • Bearbeitung und Abrechnung von Fortbildungs- / Dienstreiseanträgen einschl. Budgetüberwachung
  • SAP-Zeiterfassung und Pflege des Zeitmanagements
  • Pflege der Unterschriftsdatenbank sowie der Mitarbeiterdatenbank
  • Vorbereitung der Rechnungsprüfungsausschuss-Sitzungen und Erstellung der Niederschrift i.S. einer Geschäftsführung des Ausschusses
  • Inhaltliche Pflege der Übersicht der Haushaltsmittelverwendung
  • Erstellung von Buchungsbelegen und Zahlungsüberwachung

Das bringen Sie mit

  • Sie verfügen über die Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 1 zweites Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder eine abgeschlossene Ausbildung im Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellte/r oder die erfolgreiche Absolvierung des Angestelltenlehrgangs I
  • Oder Sie verfügen über einschlägige und vorzugsweise langjährige Berufserfahrung nach einer abgeschlossenen kaufmännischen Berufsausbildung, vorzugsweise einer abgeschlossenen Berufsausbildung als Bürogehilfin/-gehilfe, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation bzw. als Kauffrau/-mann für Büromanagement
  • Sie zeichnen sich durch eine sehr sorgfältige Arbeitsweise aus, sind flexibel und belastbar
  • Loyalität und Verschwiegenheit sind für Sie selbstverständlich
  • Sie verfügen über Organisationstalent und arbeiten gerne im Team
  • Sie besitzen gute Kenntnisse in der bei der Stadt Aachen eingesetzten Standardsoftware MS-Office
  • Die Bereitschaft zur Fort-und Weiterbildung wird vorausgesetzt

Von Vorteil sind

  • Kommunale Verwaltungserfahrung, vorzugsweise bei den Aufgaben einer Vorzimmerkraft

Die Besetzung der Funktion mit Teilzeitkräften ist mit der Maßgabe möglich, dass eine ganztätige Besetzung sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Abstimmung mit der Fachbereichsleitung zu regeln.

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