Bewerbung bis: 26.07.2019

Mitar­beiter*in „Service­center Call Aachen“ (m/w/d)

im Fachbereich Bürgeramt

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt sind im Fachbereich Bürgeramt in der Abteilung Servicecenter Call Aachen (FB 12/2) mehrere Stellen als Mitarbeiter*in (männlich/weiblich/divers) im Servicecenter der Stadt Aachen in Teilzeit (25 Std./Woche) zu besetzen.

Die Einstellung erfolgt zunächst befristet auf die Dauer von einem Jahr nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz. Die Übernahme in ein Dauerarbeitsverhältnis wird nach Ablauf dieser Frist geprüft.

Die Servicezeiten sind von montags bis freitags jeweils von 07.00 bis 18.00 Uhr, wobei die Arbeitszeiten gem. Dienstplan in einem wöchentlich wechselnden 2-Schicht-Modell stattfinden (Überwiegend in der Zeit von 08.00 bis 13.00 Uhr und von 13.00 bis 18.00 Uhr). Durch unvorhersehbare Ereignisse können vereinzelt auch kurzfristig anberaumte Arbeitseinsätze erforderlich sein.

Als Mitarbeiter*in im Servicecenter der Stadt Aachen sind Sie unsere Verbindung zu den Bürgerinnen und Bürgern sowie Kundinnen und Kunden: Sie kommunizieren via Telefon und E-Mail mit dem vorgenannten Personenkreis und lösen ihre Anliegen.

Sie sind bei uns genau richtig, wenn Sie bereits erste Erfahrungen in der Dienstleistungsbranche bzw. in einem Call- oder Servicecenter sammeln konnten, diese professionell ausbauen möchten und sich vorstellen können, in einem Großraumbüro zu arbeiten.

Mit Freundlichkeit und Kompetenz stellen Sie sicher, dass unsere Bürgerinnen und Bürger sowie Kundinnen und Kunden absolut zufrieden sind und ihre Probleme gelöst werden.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Als erste Ansprechpartnerin / als erster Ansprechpartner betreuen Sie die Bürgerinnen und Bürger sowie Kundinnen und Kunden via Telefon oder E-Mail, nehmen die eingehenden Anrufe entgegen und erfragen und erfassen das Anliegen der Anruferin / des Anrufers.
  • Sie erteilen Auskünfte zu allgemeinen Fragen unter Zuhilfenahme der Wissensdatenbank des Servicecenters sowie qualifizierter Auskünfte über städtische und andere behördliche Dienstleistungen sowie über die Behördennummer 115.
  • Sie priorisieren und bearbeiten eigenständig eingehende Anfragen unserer Bürgerinnen und Bürger sowie Kundinnen und Kunden mit den neuesten CRM Tools und leiten diese gegebenenfalls an nachgelagerte Einheiten weiter.Organisatorische und verwaltungsmäßige Abwicklung von Auftragsvergaben
  • Der Support beim Serviceportal der Stadt Aachen Buchung und Überwachung der Haushaltsmittel
  • Die Sachbearbeitung im Rahmen des Auftragsmanagements (z.B. Vergabe von Sperr- müllterminen u. ä.)
  • Die Bearbeitung von Reklamationen und Beschwerden

Außerhalb der Telefonie sind die Aufgabenschwerpunkte:

  • Fertigung und Versand von E-Mails unter Verwendung von in der Wissensdatenbank vorgefertigten Vorlagen
  • Bei nicht fallabschließender Beantwortung der Anliegen, Weiterleitung der Gespräche an die zuständigen Sachbearbeiter*innen
  • Bearbeitung von E-Post, Online-Anträgen und Post in Papierform
  • Die Unterstützung beim Aufbau, Ausbau und der Optimierung der internen Wissensdatenbank.

Das bringen Sie mit

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischer bzw. rechtlicher Ausrichtung (beispielsweise Bürokauffrau*-mann, Kauffrau*-mann im Einzelhandel, Industrie- kauffrau*-mann, Versicherungsfachmann*-frau, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte*r, Steuerfachangstellte*r) mit mehrjähriger Berufserfahrung.
  • Gleichermaßen sind Bewerber*innen angesprochen, die über eine abgeschlossene Ausbildung als Arzthelfer*in oder Medizinische*r Fachangestellte*r mit mehrjähriger Berufserfahrung und guten PC –Kenntnissen
  • Die Ausschreibung richtet sich auch an Bewerber*innen, die nicht über eine der oben aufgeführten Berufsabschlüsse verfügen, jedoch seit mindestens fünf Jahren in einer vergleichbaren Tätigkeit beschäftigt sind und über gute MS-Office-Kenntnisse verfügen.
  • Sie überzeugen durch Ihre freundliche und kommunikative Art und lieben den direkten Kundenkontakt.
  • Sie klären telefonische und schriftliche Kundenanfragen souverän, freundlich und kreativ
  • Sie sind mit Blick auf die unterschiedlichen Aufgaben flexibel und belastbar und können selbständig und strukturiert arbeiten.
  • Sie sind kooperativ und teamfähig und bereit an Fortbildungen teilzunehmen.
  • Sie verfügen über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Der Umgang mit MS-Office ist für Sie selbstverständlich.

Wünschenswert sind

  • Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere Englisch und Französisch und/oder Niederländisch
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