Bewerbung bis: 22.02.2019

Ver­waltungs­sach­be­arbeitung für den Bereich Deutsch als Fremd­sprache im Programm­bereich „Sprachen“ (m/w/d)

in der Volkshochschule Aachen

In der Volkshochschule ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle der Verwaltungssachbearbeitung (männlich/weiblich/divers) für den Bereich Deutsch als Fremdsprache im Programmbereich „Sprachen“ im Umfang von 30 Wochenstunden zunächst befristet auf zwei Jahre zu besetzen.

Bei der ausgeschriebenen Tätigkeit handelt es sich grundsätzlich um eine befristete Beschäftigung. Es ist jedoch eine langfristige, gegebenenfalls auch unbefristete Weiterbeschäftigung angestrebt. Dieser weiter gehende Einsatz erfolgt sodann bedarfsorientiert.

Die Volkshochschule Aachen ist das kommunale Weiterbildungszentrum der Stadt Aachen. Als eigenbetriebsähnliche Einrichtung bietet sie ein Programm im Umfang von etwa 2.900 Veranstaltungen mit 84.000 Unterrichtsstunden und etwa 38.000 Teilnehmenden pro Jahr an. Sie ist zertifiziert nach LQW (Lernerorientierte Qualitätstestierung in der Weiterbildung) und AZAV (Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung). Der Programmbereich „Sprachen“ bietet neben 23 internationalen Sprachen auch Deutsch als Fremd- und Zweitsprache an. Im Auftrag des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge (BAMF) werden sowohl Integrationskurse als auch berufsbezogene Deutschkurse (DeuFö) durchgeführt.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Mitwirkung bei der Erstellung, Durchführung und Evaluation des allgemeinen Angebotes des Bereiches Deutsch als Fremd- und Zweitsprache
  • Allgemeine Verwaltungsaufgaben und Büroorganisation
  • Persönliche, telefonische und schriftliche Betreuung des Kursprogramms, der Teilnehmenden und der Kursleitenden auf organisatorischer Ebene
  • Mitarbeit bei der Abwicklung der allgemeinen Integrationskurse sowie der Alphabetisierungskurse
  • Eingabe und Pflege der elektronischen Kursdaten im Verwaltungsprogramm der Volkshochschule „SQL-Basys“
  • Abwicklung der Honorarverträge der Kursleitenden und Prüfung der Honorarabrechnungen
  • Mitwirkung und Betreuung der Werbemaßnahmen und Veranstaltungen
  • Aktive Mitarbeit im Team der Volkshochschule

 

 Das bringen Sie mit

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise als Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (männlich/weiblich/divers).
  • Sie besitzen Kenntnisse in der bei der Stadt Aachen eingesetzten Standardsoftware MS-Office.
  • Sie sind sicher im Gebrauch der deutschen Sprache in Wort und Schrift.
  • Sie erfüllen Ihre Aufgaben sorgfältig, engagiert, selbstständig und verantwortungsbewusst. Ihre schnelle Auffassungsgabe und Ihre Eigeninitiative ermöglichen es Ihnen, sich kurzfristig mit den Themen und Strukturen im Programmbereich Sprachen vertraut zu machen, sich in neue Sachverhalte einzuarbeiten und das notwendige Wissen auf einem aktuellen Stand zu halten.
  • Ihre Kommunikation und Ihr Auftreten sind sicher, freundlich und kundenorientiert. Das gilt sowohl für den persönlichen als auch den telefonischen Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern sowie mit Mitarbeitenden. Loyalität und Verschwiegenheit sind für Sie selbstverständlich.
  • Sie besitzen Organisationstalent und sind zuverlässig.
  • Sie verfügen über ausgeprägte kommunikative, soziale und interkulturelle Kompetenz.
  • Ihr Arbeitsstil ist kooperativ und durch Offenheit und Glaubwürdigkeit geprägt.
  • Sie arbeiten gerne im Team, sind flexibel und verantwortungsbewusst.

Von Vorteil sind

  • Berufserfahrung im Bereich der Bürosachbearbeitung und/oder -organisation.
  • Berufserfahrung bei der Abwicklung von Integrationskursen, die durch das BAMF (Bundesamt für Migration und Flüchtlinge) gefördert werden.
  • Fremdsprachenkenntnisse.

Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind in Abstimmung mit der Direktorin der Volkshochschule zu regeln.

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