Im Kulturbetrieb der Stadt Aachen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle in der Funktion Direktionssekretariat Suermondt-Ludwig-Museum/ Sachbearbeitung (m/w/d) in Vollzeit auf Dauer zu besetzen.
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Vorbereitung von Personalvorlagen z.B. für Arbeits- u. Praktikumsverträge
- Koordination und Vorbereitung von Auftragsvergaben
- Archivierung/Ablage der Korrespondenz u.a. Verwaltungsakten
- Terminplanung der Museumsleitung
- Reisemanagement des wissenschaftlichen Personals/Dienst- und Fortbildungsanträge und deren Abrechnungen
- Koordinierung des Veranstaltungskalenders Vorbereitung u. Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen der Museumsleitung
- Monitoring, Zwischen- und Endabrechnungen von Ausstellungen, Projekten und anderen Veranstaltungen
- Erstellen von Budgets (z. B. Ausstellungsbudgets) innerhalb des SLM in Zusammenarbeit mit der Museumsleitung sowie nach den Vorgaben
- Monitoring der Einhaltung der Budgetvorgaben durch Einsatz der vorgegebenen Controllinginstrumente der Verwaltung und des Wirtschaftsplans für den Kulturbetrieb
- Koordination und Vorbereitung von Auftragsvergaben sowie Fertigung der entsprechenden Vorlagen für die zuständigen Gremien (u.a. Betriebsausschuss, Finanzausschuss, Rat)
- Koordination und Vorbereitung bei Ausschreibungen (Versicherungen / Transporte/ Publikationen)
- Assistenz bei Dritt- und Fördermitteleinwerbung
Das bringen Sie mit
- eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
- oder eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf, idealerweise als Bürokauffrau*mann, Kauffrau*Kaufmann für Bürokommunikation bzw. Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) In Abhängigkeit von der vorhandenen Qualifikation wird die Bereitschaft zur Teilnahme an einer internen beruflichen Qualifizierung (Basis- und ggf. Aufbaulehrgang bzw. Verwaltungslehrgang I) erwartet
- Kenntnisse der VOL, im Fördermanagement entsprechende Richtlinien, haushaltsrechtliche Grundkenntnisse
- Grundkenntnisse des nationalen und europäischen Vergabe- und Umsatzsteuerrechts sowie in Gremienarbeit
- gute Kenntnisse im Umgang mit den standardmäßig eingesetzten MS Office Anwendungen (Word, Excel) sowie SAP im Rahmen von Einpflegen von Rechnungen und Aufträgen
- eine besonders sorgfältige, verantwortungsbewusste und selbständige Arbeitsweise
- sorgfältige Arbeitsweise, Flexibilität und Belastbarkeit
- ein kompetentes und freundliches Auftreten und Kundenorientierung im Umgang mit Bürgern, Kunden und Partnern des Kulturbetriebs
- Flexibilität, Belastbarkeit sowie die Bereitschaft zur Teamarbeit
- Bereitschaft zu Arbeiten außerhalb des Gleitzeitrahmens und an Wochenenden im Bedarfsfall, z.B. bei Veranstaltungen
- eine Affinität zu Kunst und Kultur insbesondere der bildenden Kunst
- Kenntnisse im Vertrags– und Versicherungsmanagement
- Kenntnis der verwaltungsüblichen EDV-Software (Word, Excel, etc.) sowie sicherer Umgang mit SAP
Wünschenswert
- Fremdsprachenkenntnisse (Englisch, Französisch, Niederländisch)
Das bieten wir
- Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region mit rund 6.000 Mitarbeitenden
- Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
- respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
- Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
- Jobticket für den ÖPNV
- Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
- ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
- einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
- einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine ganztägige Besetzung sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Absprache mit der Leitung festzulegen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.