Bewerbung bis: 07.08.2020

Sachgebietsleitung „Allgemeine Verwaltung und Infrastrukturelles Management“ (m/w/d)

Volkshochschule der Stadt Aachen

In der Volkshochschule ist in der Abteilung Verwaltung zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer Leitung des Sachgebietes „Allgemeine Verwaltung und Infrastrukturelles Management“ (m/w/d) in Vollzeit unbefristet zu besetzen.

Die Verwaltungsabteilung umfasst die beiden Sachgebiete „Finanzen und Kundenzentrum“ und „Allgemeine Verwaltung und Infrastrukturelles Management“. Letztgenanntes beinhaltet das Personal- und Organisationsmanagement, die IT-Koordination, das interne Gebäudemanagement mit den Hausdiensten sowie die Bearbeitung rechtlicher Grundsatzfragen in den Bereichen Satzung, Personal und Versicherungsangelegenheiten. In diesem Sachgebiet arbeiten insgesamt 13 Mitarbeitende.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Leitung des Sachgebietes „Allgemeine Verwaltung und Infrastrukturelles Management“ in fachlicher, personeller und dienstrechtlicher Hinsicht.
  • Klärung von Grundsatzfragen und Beratung der Programmbereiche und der Leitung in allen Fragen mit Personaleinsatzbezug und Bezug zu Organisationsabläufen.
  • Mitwirkung bei Stellenbesetzungsverfahren und bei der Personaleinsatzplanung sowie bei Personalentwicklungsthemen.
  • Gewährleistung des notwendigen Informationsflusses zu den Themen des Sachgebietes und Abstimmung innerhalb des Eigenbetriebes bzw. mit dem Fachbereich Personal und Organisation und dem Personalrat.
  • Planung und Einsatz von Auszubildenden und Praktikant*innen im Eigenbetrieb.
  • Klärung von Grundsatzfragen zu Honorar- und Werkverträgen für die freiberuflichen Kursleitenden der Volkshochschule.
  • Grundsatzfragen und Beratung zu Normen (wie Satzung, Dienstanweisungen), Versicherungsangelegenheiten für Teilnehmende und Personal.
  • Bearbeitung von Vergaben.
  • Koordination im Bereich der IT-Anwendungen der Volkshochschule.
  • Mitarbeit im Qualitätsmanagement.
  • Unterstützung bei der Gremienarbeit.

Das bringen Sie mit

  • Sie verfügen über die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 2, erstes Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst (idealerweise mit juristischem Schwerpunkt) oder über einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang II
  • oder über ein abgeschlossenes Hochschulstudium in einer der Tätigkeit entsprechenden Fachrichtung, idealerweise mit Schwerpunkt im Bereich Personalmanagement oder Rechtswissenschaften.
  • Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung von mindestens drei Jahren in einem der genannten Aufgabenbereiche.
  • Sie verfügen über Führungserfahrung und sind in der Lage, Mitarbeitende durch einen integrativen und kooperativen Führungsstil zu leiten.
  • Sie verfügen idealerweise über fundierte Kenntnisse im Bereich des Personalmanagements und /oder rechtswissenschaftliche und /oder verwaltungsrechtliche Kenntnisse.
  • Ihr sicheres Auftreten, Ihre kommunikative Fähigkeiten und Ihr Verhandlungsgeschick ermöglichen es Ihnen, auf sehr unterschiedliche Gesprächspartner auch in Konfliktsituationen angemessen zu reagieren und gute Ergebnisse zu erzielen.
  • Sie sind in der Lage, komplexe Arbeitsabläufe schnell zu erfassen, zu analysieren und zu systematisieren und ggf. situativ angemessen und selbstständig unter Zeitdruck zu organisieren.
  • Sie zeichnen sich durch Eigeninitiative, überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft und Flexibilität sowie durch eine hohe kommunikative und soziale Kompetenz aus.
  • Sie verfügen über eine gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift.
  • Sie sind mit der in der Stadt Aachen eingesetzten Standardsoftware (WORD, Excel) bestens vertraut, arbeiten gerne im Team und sind dienstleistungsorientiert.

Wünschenswert

  • Fundierte Kenntnisse im Bereich der Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden sowie deren technische Anlagen und Einrichtungen und/oder im Mietvertragsrecht und/ oder im Arbeits- und Gesundheitsschutz, Unfallverhütungsvorschriften
  • Handwerkliches und technisches Verständnis / Ausbildung

Das bieten wir

  • Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region
  • Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
  • respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
  • Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Gleitzeit und flexible Arbeitszeitmodelle

Die Besetzung der Funktion mit Teilzeitkräften ist mit der Maßgabe möglich, dass eine ganztägige Besetzung sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind in Abstimmung mit der Direktorin der Volkshochschule zu regeln.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden erweiterten Auswahlverfahren zur Feststellung der Führungs-, Sozial- und Methodenkompetenzen.
Mit der Übertragung der Führungsfunktion ist der Besuch einer Führungsfortbildung (D 300) verbindlich vorgeschrieben.

Anhänge

Nutzen Sie unsere Online-Bewerbung. In Ausnahmefällen können Sie Ihre Bewerbung postalisch einreichen:
Stadt Aachen, Fachbereich Personal und Organisation FB 11/210 – z.H. Frau Thissen, 52058 Aachen.