In der Volkshochschule Aachen ist in der Verwaltungsabteilung zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle der Sachbearbeitung „Finanzen und Service-Center“ (m/w/d) mit einer durchschnittlichen regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden befristet für ein Jahr zu besetzen. Die Möglichkeit einer dauerhaften Weiterbeschäftigung wird in Abhängigkeit von der personellen Entwicklung angestrebt.
Die Stelle ist nach Entgeltgruppe 6 TVöD (neue Entgeltordnung) ausgewiesen.
Die Volkshochschule Aachen ist das kommunale Weiterbildungszentrum der Stadt Aachen. Als eigenbetriebsähnliche Einrichtung bietet sie ein Programm im Umfang von etwa 2.900 Veranstaltungen mit 53.000 Unterrichtsstunden und etwa 23.000 Teilnehmenden pro Jahr an. Sie ist zertifiziert nach LQW (Lernerorientierte Qualitätstestierung in der Weiterbildung).
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Entgegennahme und Bearbeitung der persönlichen, schriftlichen und telefonischen Teilnehmer*innen-Anmeldungen
- erste Orientierungshilfe für Ratsuchende und Beratung allgemeiner Art in der Volkshochschule
- Fertigung von Zahlungsaufforderungen
- Prüfung und Bearbeitung der Anwesenheitslisten für Kurse der Volkshochschule
- Ausstellen von Teilnehmer*innen-Bescheinigungen
- Betreuung von Veranstaltungen
- als Springerstelle soll bei Bedarf ein Einsatz als päd. Sachbearbeitung möglich sein. Vor allem der Kontakt mit Teilnehmer*innen und Dozent*innen und die damit verbundenen Aufgaben sollen im Vordergrund stehen
Das bringen Sie mit
- eine der Tätigkeit entsprechende dreijährige anerkannte kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise im Bereich Büromanagement / Bürokommunikation und mindestens ein Jahr einschlägige Berufserfahrung
- Kenntnisse in der bei der Stadt Aachen eingesetzten Standardsoftware MS-Office, insbesondere Excel
- eine engagierte, verantwortungsbewusste und sorgfältige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit
- ein hohes Maß an Flexibilität und Belastbarkeit sowie die Fähigkeit, unter Termindruck zu arbeiten
- Affinität im Umgang mit Zahlen und Kund*innen
- Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
- ein kompetentes und freundliches Auftreten im Umgang mit den Teilnehmer*innen sowie den Besucher*innen der Volkshochschule
Wünschenswert
- Fremdsprachenkenntnisse
- mehrjährige Berufs- und/oder Verwaltungserfahrung in vergleichbarer Tätigkeit
Das bieten wir
- Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region mit rund 6.000 Beschäftigten
- Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
- respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
- Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Jobticket für den ÖPNV
- Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
- ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
- einen sicheren Arbeitsplatz
- einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine ganztägige Besetzung sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Absprache mit der Verwaltungsleitung festzulegen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.