Das Gebäudemanagement der Stadt Aachen deckt den Raumbedarf für alle städtischen Dienststellen und Fachbereiche durch Neu-, Um- und Erweiterungsbauten, durch Instandhaltung bestehender Gebäude und Anmietung von Fremdimmobilien. Als Eigentümer, technischer Betreiber und Bewirtschafter von derzeit 864 Objekten in 662 Liegenschaften steuern wir ganzheitlich sämtliche gebäudespezifischen Dienstleistungen. Wir sind Auftraggeber und Partner für externe Architekten, Ingenieure, Sonderfachleute und für zahlreiche Bau ausführende und immobilienbewirtschaftende Handwerksbetriebe, Dienstleister und Unternehmen.

Als eine eigenbetriebsähnliche Einrichtung ist das Städtische Gebäudemanagement mit eigenem Wirtschaftsplan, Sondervermögen, Personal-, Organisations- und Finanzhoheit sowie einer Personalvertretung aus den eigenen Reihen ausgestattet und kann so flexibel, schnell und ergebnisorientiert agieren. Zudem ist es Treiber der nachhaltigen Entwicklung und Mitgliedsunternehmen der Gemeinwohlökonomie.

Rund 250 Mitarbeitende unterschiedlicher technischer, kaufmännischer und verwaltungsspezifischer Fachrichtungen stellen für die Stadt und Ihre Bürger*innen den professionellen Betrieb der städtischen Gebäude mitsamt deren technischen Anlagen und Einrichtungen in ihrem gesamten Lebenszyklus – von der ersten Idee bis zum Abriss – sicher. Damit trägt das städtische Gebäudemanagement wesentlich zum Funktionieren dieser Stadt bei: Eine Aufgabe mit Sinn – orientiert am Gemeinwohl und nur mit hohem Engagement im Team zu bewältigen.

Werden Sie Teil unseres Teams und ergänzen Sie unseren Bereich „Mieten und Pachten, Raumplanung“ zum nächstmöglichen Zeitpunkt in der Funktion der Sachbearbeitung „Mieten und Pachten“ (m/w/d) in Vollzeit.

Das 9-köpfige Team „Mieten und Pachten, Raumplanung“ (E 26/14) ist organisatorisch der Abteilung „Kaufmännisches Gebäudemanagement“ zugeordnet.

Die Beschäftigung erfolgt (zunächst) befristet für 2 Jahre. Angestrebt wird eine dauerhafte Beschäftigung. Soweit Leistung und Eignung entsprechend der Aufgabenwahrnehmung vorliegen, kann eine vorzeitige Entfristung erfolgen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

• Mitarbeit bei der Anmietung von Verwaltungsstandorten von externen Eigentümer*innen. Dazu gehören das Begleiten/Führen von Vertragsverhandlungen, das Prüfen und ggf. Erstellen/Entwerfen von Miet- bzw. Konzessionsverträgen, das Übergeben bzw. Übernehmen von Mietobjekten sowie regelmäßige Begehungen der Objekte bei Bedarf
• Das Abstimmen und Koordinieren von Herrichtungs- sowie Umbaumaßnahmen mit den Kolleg*innen vom technischen Gebäudemanagement, Nutzer*innen sowie Eigentümer*innen
• Verwaltung der angemieteten Verwaltungsgebäude sowie der dortigen Büroarbeitsplätze
• Umzugsmanagement unter Beachtung der städtischen Dienstanweisungen
• Erste*r Ansprechperson für externe und verwaltungsinterne Nutzer*innen (u.a. Annahme von Schadensmeldungen und ggf. Weitergabe an die externen Vermieter*innen bzw. zuständigen Kolleg*innen aus dem technischen Bereich; Beantworten von Fragen zu den Vertragsverhältnissen)
• Neueinrichtung und Betreuung der Sozialräume und Kantinen in Verwaltungsgebäuden
• Koordination der städtischen Arbeitsplatzeinrichtungen. Dazu gehören die enge Zusammenarbeit mit der*dem zuständigen Kolleg*in für die stadtinterne Raumplanung, Begehungen vor Ort sowie das Fertigen/Entwerfen von Personalratsvorlagen.
• Vermietung von Teilbereichen in städtischen Verwaltungsgebäuden an externe Mieter (z.B. Kantinenbetreiber)
• Teilnahme an jährlichen Begehungen und Ortsterminen mit den Kolleg*innen aus dem technischen Bereich und den Vermieter*innen/Nutzer*innen/Mieter*innen
• Vertragliche Konditionen nachhalten, prüfen und ggf. anpassen (z.B. bei Indexierungen, Anheben des Mietzinses auf die ortsübliche Vergleichsmiete)
• Ansprechperson (verwaltungsintern und extern) für Betriebskostenabrechnungen
• Zahlungseingänge überwachen und ggf. weitere Maßnahmen ergreifen (Erinnerungen, Einleiten von Mahnverfahren, Stundungen, Niederschlagungen und Erlasse)
• Koordination von fachbereichsinternen und fachbereichsübergreifenden Fragen
• Ggf. Klärung nachbarschaftsrechtlicher Fragen und Auseinandersetzungen
• Melden der zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben für das Sachgebiet im Rahmen eines Quartalsberichts an das Team Rechnungswesen des Gebäudemanagements
• Mitarbeit an bzw. das Fertigen von Entwürfen für Ausschuss- und Verwaltungsvorstandsvorlagen

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossenes Studium der Betriebswirtschaftslehre (Bachelor oder Diplom) oder eine vergleichbare Qualifikation, wünschenswert mit dem Schwerpunkt Immobilienmanagement oder Immobilienwirtschaft
• oder die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 2 erstes Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder die erfolgreiche Absolvierung des Verwaltungslehrgangs II
• oder die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1 zweites Einstiegsamt oder die erfolgreiche Absolvierung des Verwaltungslehrgangs I, eine abgeschlossene Ausbildung im Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellte*r
• oder eine abgeschlossene immobilienspezifische Ausbildung
• oder eine vergleichbare bzw. geeignete Ausbildung mit einer entsprechenden Berufserfahrung von mindestens zwei Jahren
• Kenntnisse im Miet- und Pachtrecht bzw. Bereitschaft diese Kenntnisse durch die Teilnahme an Seminaren und Schulungen zu erlangen
• Sicherer Umgang mit der Standardsoftware MS-Office. Alternativ besteht die Bereitschaft zur Teilnahme an entsprechenden Schulungen
• Fundierte Grammatik- und Rechtschreibkenntnisse
• Fähigkeit, Gesamtzusammenhänge zu erkennen und interdisziplinär zu denken
• Sicheres, repräsentatives und freundliches Auftreten, Verhandlungsgeschick sowie Kundenorientierung
• Gutes Zeit- und hohes Maß an Selbstmanagement
• Organisationstalent
• Freude an neuen Herausforderungen
• Überdurchschnittliches Engagement, Belastbarkeit sowie Flexibilität
• Hohe Arbeitssorgfalt, Eigeninitiative und eine gute Auffassungsgabe
• Selbständige und zielorientierte Arbeitsweise
• Kommunikations- und Konfliktfähigkeit
• Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit

Das bieten wir

• Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region mit mehr als 6.000 Mitarbeitenden
• Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
• respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
• Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
• Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Gleitzeit und flexible Arbeitszeitmodelle
• Jobticket für den ÖPNV sowie eine gute Anbindung an den ÖPNV und Regionalverkehr
• eine innovative Fahrzeugflotte
• Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
• ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmangement
• einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
• intensive Einarbeitung in die inhaltlichen und organisatorischen Anforderungen

Eine Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine ganztägige Besetzung gewährleistet ist.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der ausgeschriebenen Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl nach formellen und fachlichen Kriterien und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivaion, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.