Bewerbung bis: 17.07.2022

Vorzimmerkraft (m/w/d)

Fachbereich Bauaufsicht

Im Fachbereich Bauaufsicht ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Funktion der Vorzimmerkraft (m/w/d) in Vollzeit unbefristet zu besetzen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Führung des Vorzimmers der Fachbereichsleitung
  • Erledigung klassischer Vorzimmertätigkeiten, wie z.B. die Annahme und Weiterleitung von Telefonaten, die Koordinierung der Terminplanung sowie Besprechungsorganisation, die Post- und Korrespondenzbearbeitung sowie die Führung der Wiedervorlage
  • Übernahme von allgemeinen Servicearbeiten für die Fachbereichsleitung sowie die Erstellung von Präsentationen, Tabellen und Statistiken
  • Wahrnehmung der Funktion als „dezentrale*r Zeitbeauftragte*r“ im Rahmen der Pflege der Arbeitszeit- und Urlaubsbuchungen in SAP sowie der Führung des Abwesenheitskalenders
  • Koordination, Buchung und Abrechnung von Fortbildungsmaßnahmen
  • Zuständigkeit für das Personalratsmanagementsystem Allris im Fachbereich

Das bringen Sie mit

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
  • Alternativ verfügen Sie über eine abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung mit zweijähriger Berufserfahrung
  • Sie sind ein Organisationstalent und verfügen über ein freundliches sowie sicheres Auftreten im persönlichen Umgang – auch in kritischen und emotional aufgeladenen Situationen
  • Sie erfüllen Ihre Aufgaben sorgfältig, engagiert, selbständig und verantwortungsbewusst
  • Sie sind sicher im Gebrauch der deutschen Sprache in Wort und Schrift
  • Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im Umgang mit der in der Stadtverwaltung eingesetzten Standardsoftware MS-Office (Word und Excel)

Wünschenswert

  • Fremdsprachenkenntnisse
  • Kenntnisse im Reisekostenrecht

Das bieten wir

  • Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region mit annähernd 5.800 Beschäftigten
  • Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
  • respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
  • Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
  • Jobticket für den ÖPNV (ggf. Zusatz: sowie eine gute Anbindung an den ÖPNV und Regionalverkehr)
  • Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
  • ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
  • einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag (bei unbefristeten Stellen)
  • einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine ganztägige Besetzung sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Absprache mit der Leitung festzulegen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 6 TVöD.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.

Anhänge

Nutzen Sie unsere Online-Bewerbung. In Ausnahmefällen können Sie Ihre Bewerbung postalisch einreichen:
Stadt Aachen, Fachbereich Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie, FB 11/210 – z.H. Herrn Heinrichs, 52058 Aachen