Bewerbung bis: 04.08.2024

Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d)

Fachbereich Geoinformation und Bodenordnung

Im Fachbereich Geoinformation und Bodenordnung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d) in Teilzeit mit einem Stundenumfang von 23 Wochenstunden unbefristet in Teilzeit zu besetzen.
Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit, für einen befristeten Zeitraum von ca. 2 Jahren die Arbeitszeit auf bis zu insgesamt 39 Wochenstunden im Rahmen von anfallenden Digitalisierungsarbeiten, wie der Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS), zu erhöhen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • allgemeine Vorzimmer- und Sekretariatstätigkeiten
  • allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Telefondienst, Terminplanung und -koordination, Postverteilung und -versendung sowie Korrespondenz
  • Verwaltung und Pflege der Wiedervorlage, Ablagen- und Aktenmanagement
  • Unterstützung in Haushaltsangelegenheiten einschließlich Rechnungsbearbeitung und Buchungsvorbereitung
  • Übernahme der Funktion des*der SAP-Zeitmanagementbeauftragten (m/w/d)
  • Beschaffung, Organisation, Verwaltung und Ausgabe von Büromaterial u.a. für den Fachbereich und Inventarverwaltung
  • Mitwirkung bei der verwaltungsmäßigen Bearbeitung von Vorgängen im Bereich des Ortsbaurechtes und der Bodenordnung
  • Mitwirkung bei der laufenden Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen des Fachbereiches (u.a. Einführung DMS)
  • Bearbeitung von Vorlagen kommunalpolitischer Gremien in ALLRIS für den gesamten Fachbereich
  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Bewirtung

Das bringen Sie mit

  • eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
  • alternativ eine abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung mit zweijähriger Berufserfahrung
  • eine sorgfältige, selbstständige, loyale und verschwiegene Arbeitsweise sowie eine ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung
  • ein kompetentes, freundliches und sicheres Auftreten im Umgang mit internen und externen Kontakten sowie gute Ausdrucksfähigkeiten in Wort und Schrift
  • Flexibilität, Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
  • eine gute Auffassungsgabe, technisches Verständnis und Organisationsfähigkeit

Wünschenswert

  • Berufserfahrung in einer Assistenz-/Sekretariatsfunktion
  • Berufserfahrung im öffentlichen Dienst und Kenntnisse über die Verwaltungsstrukturen und Abläufe bei der Stadt Aachen

Das bieten wir

  • Arbeiten bei einem der drei größten Arbeitgebern der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
  • Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
  • respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
  • Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
  • Jobticket für den ÖPNV (ggf. Zusatz: sowie eine gute Anbindung an den ÖPNV und Regionalverkehr)
  • Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
  • ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
  • einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 6 TVöD.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.

Anhänge

Nutzen Sie unsere Online-Bewerbung. In Ausnahmefällen können Sie Ihre Bewerbung postalisch einreichen:
Stadt Aachen, Fachbereich Personal und Organisation, FB 11/330 – z.H. Herrn Heinrichs, 52058 Aachen