Bewerbung bis: 07.07.2024

Abteilungsleitung „Verwaltung“ (m/w/d)

Fachbereich Stadtentwicklung und Stadtplanung

Der im Aufbau befindliche Fachbereich Stadtentwicklung und Stadtplanung der Stadt Aachen ist für ein breites Aufgabenspektrum zuständig, das von informellen übergeordneten räumlichen Planungen über alle Ebenen der Bauleitplanung bis hin zu Stadterneuerungs- und Stadtgestaltungsprojekten und Aufgaben der Denkmalpflege und Stadtarchäologie reicht. Von den zukünftig rund 70 Mitarbeitenden haben 90% eine technische, planerische oder wissenschaftliche Ausbildung und sind mit entsprechenden Aufgaben betraut.
Der Verwaltungsabteilung kommt in diesem Gefüge eine besondere Rolle zu. Sie unterstützt die Fachabteilungen mit der zentralen Wahrnehmung unterschiedlicher Verwaltungsaufgaben. Dies sind insbesondere die klassischen Querschnittsfunktionen wie die Zentralisierung sämtlicher Personal-, Organisations- und Haushaltsangelegenheiten, die Bündelung der IT-Aufgaben und das Ausschussmanagement für den entscheidenden politischen Auftraggeber des Fachbereichs, den Planungsausschuss. Dazu gehören darüber hinaus die Abwicklung verschiedener Verfahrensschritte aus den Bauleitplanverfahren, die Bearbeitung steuerlicher Angelegenheiten in der Denkmalpflege und das Veranstaltungsmanagement für die an Bedeutung gewinnenden und zahlreichen Dialog- und Beteiligungsformate. Natürlich gibt es auch Schnittstellen zwischen und zu den anderen Fachabteilungen sowie zu Dienststellen im Dezernat und darüber hinaus.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist die Stelle der Abteilungsleitung „Verwaltung“ unbefristet und in Vollzeit zu besetzen. Gesucht wird eine engagierte Persönlichkeit mit Interesse an der Weiterentwicklung der Stadt, die in einem Fachbereich mit größtenteils verwaltungsuntypischem Aufgabenportfolio den Neuaufbau der Abteilung verantwortlich mitgestalten will.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Leitung der Verwaltungsabteilung mit aktuell 6 Mitarbeitenden
  • übergeordnete Personal- und Organisationsaufgaben für den Fachbereich, insbesondere
    Stellenplanangelegenheiten, Konzepterarbeitung (z.B. Personalgewinnung, Wissenstransfer, demografischer Wandel, Arbeitsschutz, Korruptionsprävention, etc.) und Mitwirkung in den Fachbereich betreffenden Organisationsuntersuchungen und -prozessen
  • strategische und grundsätzliche Haushaltsangelegenheiten, insbesondere Haushaltsplanung inklusive der Koordination der jährlichen Arbeiten zur Haushaltsplanaufstellung, Bewirtschaftung des Fachbereichsbudgets sowie Mitwirkung bei Aufbau und Weiterentwicklung eines fachbereichsinternen Controllings und eines effektiven Berichtswesens
  • Sonderaufgaben und abteilungsübergreifende Grundsatzangelegenheiten, insbesondere Mitwirkung in den Fachbereich oder einzelne Abteilungen betreffenden Prüfprozessen (GPA, RPA) und in Digitaliserungsprojekten sowie Entwicklung, Etablierung und Fortschreibung von internen Kontrollsystemen in Bezug auf sämtliche fachbereichsbezogene Geschäftsprozesse
  • Vertretung der Abteilungs- und ggf. Fachbereichsbelange in Abstimmungsgesprächen und Arbeitsgruppen sowie gegenüber anderen Dienststellen, Dezernaten und in den politischen Gremien

Das bringen Sie mit

  • die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 2 erstes Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder die erfolgreiche Absolvierung des Verwaltungslehrgangs II oder einen vergleichbaren Studienabschluss (z.B. Diplom-Finanzwirt*in (m/w/d) bei der Finanzverwaltung, Diplom-Rechtspfleger*in (m/w/d) im Justizdienst, Bachelor oder Diplom im Bereich Verwaltungsmanagement)
  • alternativ ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor/Diplom) in einer für das Aufgabengebiet relevanten Fachrichtung, beispielsweise aus den Bereichen der Rechtswissenschaften oder der Betriebswirtschaft mit geeignetem Schwerpunkt
  • mehrjährige Berufserfahrung, idealerweise in einer Kommunalverwaltung oder in der Zusammenarbeit mit einem technischen Fachbereich
  • Führungserfahrung oder die erfolgreiche Teilnahme am städtischen Führungskräftenachwuchsprogramm Kompetent Managen und die Fähigkeit, Mitarbeitende durch einen integrativen und kooperativen Führungsstil zu motivieren und zu überzeugen
  • ausgeprägte soziale und kommunikative Kompetenzen
  • hervorragende Auffassungsgabe und sicheres Urteilsvermögen, auch in Bezug auf verwaltungsuntypische, planerische oder technische Sachverhalte
  • Eigeninitiative, hohes Verantwortungsbewusstsein sowie eine überdurchschnittliche Einsatzbereitschaft und Dienstleistungsorientierung

Wünschenswert

  • Kenntnisse im kommunalen Haushaltsrecht und im Finanzmanagement, idealerweise auch in der Anwendung von SAP und der im Finanzwesen eingesetzten Software (XFLow, KAI, Buchungsportal etc.)
  • Erfahrungen im Organisationsmanagement und in der Gestaltung von Veränderungsprozessen
  • Erfahrung im Umgang mit politischen Gremien und mit dem Ratsinformationssystem Allris

Das bieten wir

  • Arbeiten bei einem der drei größten Arbeitgebern der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
  • Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
  • respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
  • Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
  • Jobticket für den ÖPNV
  • ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
  • Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
  • einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag (bei unbefristeten Stellen)
  • einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden erweiterten Auswahlverfahren zur Feststellung der Führungs-, Sozial- und Methodenkompetenzen.

Mit der Übertragung der Führungsfunktion ist der Besuch einer Führungsfortbildung (D 300) verbindlich vorgeschrieben.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.

Anhänge

Nutzen Sie unsere Online-Bewerbung. In Ausnahmefällen können Sie Ihre Bewerbung postalisch einreichen:
Stadt Aachen, Fachbereich Personal und Organisation, FB 11/210 – z.H. Frau Steidler, 52058 Aachen