Bewerbung bis: 14.12.2022

Vorzimmerkraft (m/w/d)

Fachbereich Stadtentwicklung, -planung und Mobilitätsinfrastruktur

Im Fachbereich Stadtentwicklung, -planung und Mobilitätsinfrastruktur der Stadt Aachen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle der Vorzimmerkraft der Fachbereichsleitung (m/w/d) in Vollzeit zu besetzen. Die Stelle ist zunächst befristet bis zum 06.01.2023 zu besetzen und wird entsprechend im Rahmen einer Elternzeitvertretung für die Dauer der Elternzeit verlängert. Eine langfristige Beschäftigung wird angestrebt.

Der Fachbereich Stadtentwicklung, -planung und Mobilitätsinfrastruktur ist für ein breites Aufgabenspektrum zuständig, das von informellen übergeordneten räumlichen Planungen über alle Ebenen der Bauleitplanung bis hin zu Stadterneuerungs- und Stadtgestaltungsprojekten und den Aufgaben der Denkmalpflege und Stadtarchäologie reicht. Zudem werden von der strategischen Mobilitätsentwicklung und der Verkehrsplanung über die Verkehrstechnik, die Straßenplanung, den Straßenbau, den Straßenverkehr und die Sondernutzungen sämtliche Bereiche des städtischen Mobilitätsgeschehens hier verantwortlich bearbeitet.
Als Vorzimmerkraft gehören Sie der Verwaltungsabteilung des Fachbereichs an und sind in der Zusammenarbeit unmittelbar der Fachbereichsleitung zugeordnet.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Allgemeine Vorzimmer- und Sekretariatstätigkeiten
  • Koordination des Kalenders der Fachbereichsleitung sowie wichtiger Termine des Fachbereichs
  • Vorbereitung, Organisation und Bewirtung von Besprechungen und Veranstaltungen
  • Allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Telefondienst, Terminplanung und -koordination (analog wie digital), Führen der Wiedervorlagen, Kopierarbeiten, Postverteilung und -versendung
  • Beschwerdemanagement und Beantwortung von Anfragen
  • Arbeiten im Zeitmanagementsystem sowie im Ratsinformationssystem ALLRIS
  • Schreibarbeiten nach Vorlage und Phonodiktat sowie Erstellen von Vordrucken und Serienbriefen mit der Software ProPlanung

Das bringen Sie mit

  • eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
  • alternativ eine abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung mit zweijähriger Berufserfahrung
  • ein freundliches, sicheres und repräsentatives Auftreten im persönlichen und telefonischen Umgang mit Bürger*innen und Mitarbeiter*innen sowie wie Loyalität und Verschwiegenheit
  • Sicherheit im Gebrauch der deutschen Sprache in Wort und Schrift ebenso wie im Umgang mit dem PC und der bei der Stadt Aachen eingesetzten Standardsoftware
  • idealerweise Fähigkeit, einfache Arbeiten in ALLRIS und in ProPlanung umzusetzen, oder alternativ Bereitschaft, sich kurzfristig in diese Programme einzuarbeiten
  • Organisationstalent, Flexibilität und eine sorgfältige Arbeitsweise in Kombination mit Verantwortungsbewusstsein und der Bereitschaft, im Team zu arbeiten

Wünschenswert

  • Erfahrungen in der Arbeit in öffentlichen Verwaltungen oder großen Organisationseinheiten
  • Interesse an den fachlichen Aufgaben des Fachbereichs sowie eine generelle Aufgeschlossenheit gegenüber Digitalisierung und Affinität zu IT-Projekten

Das bieten wir

  • Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region mit rund 6.000 Beschäftigten
  • Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
  • respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
  • Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
  • Jobticket für den ÖPNV
  • Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
  • ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
  • einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
  • einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine ganztägige Besetzung sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Absprache mit der Fachbereichsleitung festzulegen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.

Anhänge

Nutzen Sie unsere Online-Bewerbung. In Ausnahmefällen können Sie Ihre Bewerbung postalisch einreichen:
Stadt Aachen, Fachbereich Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie, FB 11/210 – z.H. Frau Steidler, 52058 Aachen