Bewerbung bis: unbefristet

Schulsekretär*innen (m/w/d)

Fachbereich Kinder, Jugend und Schule

Im Fachbereich Kinder, Jugend und Schule sind in der Abteilung „Schule“ (FB 45/400) im Bereich der städtischen Schulen fortlaufend Stellen für Schulsekretär*innen (m/w/d) in Voll- und Teilzeit (mindestens sechs Stunden) zunächst befristet zu besetzen. Perspektivisch wird die Übernahme in ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis angestrebt.

Die Stellen sind nach Entgeltgruppe 6 TVöD bewertet.

Der Fachbereich Kinder, Jugend und Schule ist mit ca. 1.500 Mitarbeitenden ein Wegbegleiter für Kinder, Jugendliche und deren Familien durch alle Lebensphasen von der Geburt bis zum Eintritt ins Erwachsenenalter. Neben vielfältigen weiteren Aufgaben zeichnet der Fachbereich unter anderem für die äußeren Schulangelegenheiten verantwortlich, die sowohl die personelle Ausstattung der Schulen mit Hausmeistern und im Schulsekretariat, als auch das Raumangebot für Unterricht, OGS und Mensa abdecken. Ein Zukunftsthema ist die Digitalisierung der Schulen, wofür der Fachbereich mit dem Euregionalen Medien-zentrum eine entsprechende Fachstelle unterhält.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Allgemeine Sekretariatsarbeiten, wie z.B. telefonische und persönliche Beratung, Auskunftserteilung, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Registraturarbeiten, Botengänge
  • Materialbeschaffung
  • Bearbeitung von Angelegenheiten der Schüler- und Lehrerschaft (Aktenführung/-verwaltung)
  • Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, hier u.a. Abwicklung des Zahlungsverkehrs, Führen des Inventarverzeichnisses und der Barkasse
  • Unterstützung der Schulleitung u.a. bei allgemeinem Schriftverkehr, Terminplanung und Wieder-vorlage, Auswertung von Statistiken, Gästebewirtung

Das bringen Sie mit

  • Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder haben den Verwaltungslehrgang I erfolgreich absolviert
  • Sie sind belastbar, verfügen über Organisationsgeschick und eine gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
  • Ihr Handeln ist geprägt von Umsichtigkeit und ausgeprägter sozialer Kompetenz, ein freundliches und sicheres Auftreten im persönlichen Umgang mit den Schüler*innen und Lehrkräften ist für Sie selbstverständlich
  • Sie haben sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel) sowie dem Internet

Wünschenswert

  • berufliche Erfahrungen im kaufmännischen Bereich

Das bieten wir

  • Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region
  • respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
  • Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
  • Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersversorgung

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine ganztägige Besetzung bzw. eine Besetzung im Rahmen der Sollarbeitszeit sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Absprache mit der Dienststelle festzulegen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Mit der Übertragung der Funktion ist der Besuch der internen Fortbildungsreihe „Verwaltungskunde für Mitarbeiter*innen ohne spezifische Verwaltungsausbildung” verbindlich vorgeschrieben, sofern keine Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder der Verwaltungskehrgang I absolviert wurde.

Anhänge

Nutzen Sie unsere Online-Bewerbung. In Ausnahmefällen können Sie Ihre Bewerbung postalisch einreichen:
Stadt Aachen, Fachbereich Kinder, Jugend und Schule, FB 45/400– z.H. Frau Fröls, 52058 Aachen