Bewerbung bis: 18.08.2024

Sachbearbeitung „Haushaltsbewirtschaftung“ (m/w/d)

im Fachbereich "Klima und Umwelt"

Der Fachbereich Klima und Umwelt der Stadt Aachen bearbeitet in seinen verschiedenen Fachabteilungen und Sonderordnungsbehörden ein sehr vielseitiges Themen- und Aufgabenspektrum: Gewässer-, Boden-, Landschafts- oder Immissionsschutz gehören ebenso zu seinen Aufgaben wie die Abfallwirtschaftsbehörde, die Wald- und Forstwirtschaft, die Themen Umweltbildung und Umweltvorsorge, die Planung des Stadtgrüns und ganz aktuell der Klimabereich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gehören demzufolge vielen verschiedenen, oft wissenschaftlichen oder technischen Berufen an.
Zur Entlastung der Fachabteilungen unterstützt eine Serviceabteilung den Fachbereich und die Fachbereichsleitung unter anderem mit der zentralen Wahrnehmung unterschiedlicher Verwaltungsaufgaben. Hierzu gehören unter anderem auch Aufgaben der Haushaltsplanung und Haushaltsbewirtschaftung.

Zur Verstärkung dieser Querschnittsabteilung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle Sachbearbeitung „Haushaltsbewirtschaftung“ (m/w/d) im Rahmen einer Mutterschutz- und sich voraussichtlich anschließender Elternzeit, zunächst befristet bis zum 31.12.2025, zu besetzen.

In Abhängigkeit von der individuell vorhandenen Qualifikation wird trotz
der zunächst befristeten Einsatzmöglichkeit die Möglichkeit einer unbefristeten Beschäftigung geprüft. Sollte eine solche
zustandekommen, eine Verlängerung des befristeten Einsatzes im
Bereich der Sachbearbeitung „Haushaltsbewirtschaftung“ jedoch nicht möglich sein, würde der weitergehende Einsatz in diesem Fall bedarfsorientiert erfolgen.

Die Stelle ist nach Besoldungsgruppe A 8 LBesO A bzw. Entgeltgruppe 8 TVöD bewertet.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Bearbeitung der Auftragsvergaben und der Kreditorenrechnungen einschließlich der Budgetkontrolle gemäß den geltenden Dienstanweisungen der Finanzbuchhaltung
  • Überwachung der Mittelbewirtschaftung der Sachkonten (Mittelfreigabe, Mittelreservierung, Mittelbereitstellung) einschließlich der unterstützenden Beratung der Mitarbeiter*innen der jeweiligen Fachabteilungen
  • Übernahme von Prüfschritten im elektronischen Rechnungsverfahren sowie Unterstützung und Beratung der Mitarbeiter*innen des Fachbereiches bei der Anwendung des Verfahrens
  • Mitwirkung bei der Führung und Fortschreibung des fachbereichsinternen Haushaltsinformationssystems
  • Durchführung von Jahresabschlussarbeiten und Koordination der abteilungsbezogenen Erläuterungen
  • Erstellung von Auswertungen (SAP) und Berichten für die für Abteilungs- und Fachbereichsleitung

Das bringen Sie mit

  • Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau/ Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
  • alternativ eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau/ Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement oder eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf. In Abhängigkeit von der vorhandenen Qualifikation wird die Bereitschaft zur Teilnahme an einer internen beruflichen Qualifizierung (Basis- und ggf. Aufbaulehrgang bzw. Verwaltungslehrgang I) erwartet.
  • gute Kenntnisse des kommunalen Haushalts- und Verwaltungsrechts
  • eine korrekte, sorgfältige Arbeitsweise und einen sicheren Umgang mit Zahlen
  • ausgeprägte soziale und kommunikative Fähigkeiten, die eine vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Mitarbeiter*innen des Fachbereichs ermöglichen und dabei unterstützen, die Sachverhalte aus dem eigenen Sachgebiet verständlich und nachvollziehbar darzustellen
  • Engagement, Teamfähigkeit Selbständigkeit
  • Bereitschaft, sich rasch in neue Sachverhalte einzuarbeiten und sich die notwendigen Fachkenntnisse anzueignen

Wünschenswert

  • Berufliche Erfahrungen im kommunalen operativen Finanzmanagement oder in der Geschäftsbuchhaltung
  • Erfahrungen im Umgang mit dem bei der Stadt Aachen eingesetzten e-Rechnungsverfahren (xFlow)
  • Erfahrungen bzw. Kenntnisse im Umgang mit SAP und dem Dokumentenmanagementsystem DMS

Das bieten wir

  • Arbeiten bei einem der drei größten Arbeitgebern der Region mit rund 6.300 Mitarbeitenden
  • Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
  • respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
  • Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • flexible Arbeitszeitmodelle
  • Jobticket für den ÖPNV
  • Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
  • ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
  • einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle in Teilzeit ist grundsätzlich möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, wie mobiles Arbeiten. Diese orientieren sich an dienstlichen Belangen sowie den verschiedenen Lebensmodellen.

Obgleich die Funktion befristet zu besetzen ist, wird ein Dauerarbeitsverhältnis abgeschlossen. Der weitere Einsatz nach Ablauf des befristeten Einsatzes erfolgt bedarfsorientiert.

Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 8 TVöD.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.

Anhänge

Nutzen Sie unsere Online-Bewerbung. In Ausnahmefällen können Sie Ihre Bewerbung postalisch einreichen:
Stadt Aachen, Fachbereich Personal und Organisation, FB 11/320 – z.H. Frau Theißen, 52058 Aachen