Bewerbung bis: 22.07.2022

Sachbearbeitung „Verwaltung Außendienste“ (m/w/d)

Fachbereich Sicherheit und Ordnung

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist im Bereich der Geschäftsstelle der Abteilung „Außendienste und Sondernutzungen/Großveranstaltungen“ (FB 32/201)“ eine Stelle als Sachbearbeitung (m/w/d) für das Aufgabengebiet „Verwaltung Außendienste“ (m/w/d) in Vollzeit unbefristet zu besetzen.

Die Außendienste im Fachbereich Sicherheit und Ordnung der Stadt Aachen setzen sich gemeinsam mit anderen Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben tagtäglich für die öffentliche Sicherheit und Ordnung im Stadtgebiet ein. Durch die Koordinierung und Bearbeitung einer Vielzahl administrativer Aufgaben, wie beispielsweise die Beschaffung der Dienstkleidung und persönlichen Schutzausrüstung, die Bewirtschaftung und Verwaltung des Fuhrparks, die Erfassung der individuellen Dienstpläne sowie die unterstützende Betreuung der Informations- und Kommunikationstechnik wirkt die Geschäftsstelle der Außendienste als zentrale Schnittstelle der Abteilung maßgeblich an der effektiven Aufgabenwahrnehmung der Außendienste mit.

Kommen Sie in unser Team und leisten Sie einen wertvollen Beitrag für den Schutz und die Sicherheit der Außendienstkräfte und damit für die Sicherheit, Sauberkeit und Ordnung in Aachen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Beschaffung, Verwaltung und Ausgabe der gesamten persönlichen Schutzausrüstung der Außendienstkräfte inkl. der Organisation der Kleiderkammer sowie der Durchführung der hiermit einhergehenden Kommunikation mit den beteiligten Dritten (z.B. Zulieferer, Schneiderei, Reinigung)
  • Mitarbeit bei der Erstellung und Fortschreibung von Büroverfügungen sowie Dienst- und Geschäftsanweisungen für die Außendienstkräfte in Abstimmung mit den Führungskräften
  • vorbereitende und konzeptionelle Planung von abteilungsinternen Qualifikationsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit den Teamleitungen, insbesondere die Organisation der Aus- und Fortbildungsmaßnahmen für die Außendienstkräfte
  • anlassbezogene Erstellung von abteilungsinternen Controllingdaten
  • Bewirtschaftung und Verwaltung der Einsatzmittel und des Fuhrparks der Abteilung (Pedelecs, Motorräder, Kraftfahrzeuge)
  • manuelle Zeiterfassung der individuellen Dienstpläne des Außendienstes inkl. der Bearbeitung von Überstunden und Mehrarbeitszeiten unter Berücksichtigung der schichtdienstbezogenen rechtlichen Vorgaben und der Anpassung zeitrelevanter Abweichungen der Außendienstkräfte sowie Durchführung des Zeitmanagements für die Mitarbeitenden des Innendienstes der Abteilung
  • Durchführung ordnungsgemäßer Vergabeverfahren für die Dienst- und Schutzausrüstung, die Einsatzmittel und den Fuhrpark der Abteilung in Zusammenarbeit mit den zuständigen Dienststellen, hierbei unter anderem:
  • Durchführung umfangreicher Marktanalysen, Einholung und Prüfung von Angeboten, Treffen von Entscheidungen unter Berücksichtigung von Aspekten des Vergaberechts, des Arbeitsschutzes, des finanziellen Rahmens und der Nachhaltigkeit
  • Führung der entsprechenden Gespräche und Verhandlungen sowie eigenverantwortliche Auftragserteilung, Prüfung des Wareneingangs und Bearbeitung von Rechnungen
  • Übernahme von Aufgaben im Bereich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes der Abteilung, hier u.a. Erstellung und Koordinierung von Dienstunfallanzeigen, Verwaltung der Übersicht zu Gewaltvorfällen, Führung der Statistik
  • unterstützende Betreuung von Fachverfahren als Schnittstelle zu 32/001 sowie anlassbezogene Führungsunterstützung bei der Betreuung, Implementierung und dem regulären Austausch technischer Einsatzmittel (insb. IPhones, Funk, Bodycams)

Das bringen Sie mit

  • Sie verfügen über die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
  • ebenfalls berücksichtigt werden können Bewerbungen von Beschäftigten der Stadt Aachen, die derzeit einen Verwaltungslehrgang I (Basis- und Aufbaulehrgang) absolvieren oder bereits zur Teilnahme an einem solchen zugelassen sind
  • eine eigenverantwortliche und zuverlässige Arbeitsweise, einhergehend mit ausgeprägtem organisatorischen Geschick sowie der Fähigkeit zu strukturiertem und konzeptionellem Arbeiten
  • ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten, Verhandlungs- und Durchsetzungsfähigkeit
  • ein hohes Maß an Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft und Flexibilität sowie ein gutes Zeitmanagement
  • die Fähigkeit zu fachübergreifendem und vernetztem Denken

Wünschenswert

  • Berufserfahrung im Bereich der öffentlichen Verwaltung
  • Erfahrungen in den Bereichen Haushalt und Finanzen, betriebswirtschaftliche Kenntnisse

Das bieten wir

  • Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region mit rund 6.000 Beschäftigten
  • Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
  • respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
  • Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. mobile Arbeit)
  • Jobticket für den ÖPNV sowie eine gute Anbindung an den ÖPNV und Regionalverkehr
  • Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
  • ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
  • einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
  • einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine ganztägige Besetzung sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Absprache mit der Fachbereichsleitung festzulegen.

Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 8 TVöD.

Unabhängig davon befindet sich die Stelle derzeit in einer ergebnisoffenen Bewertungsprüfung.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.

Anhänge

Nutzen Sie unsere Online-Bewerbung. In Ausnahmefällen können Sie Ihre Bewerbung postalisch einreichen:
Stadt Aachen, Fachbereich Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie, FB 11/210 – z.H. Frau Dohlen, 52058 Aachen

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