Im Fachbereich Sicherheit und Ordnung (FB 32), Abteilung „Geschäftsstelle“ (FB 32/010) ist ab dem nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle in der Funktion einer Sachbearbeitung „Geschäftsstelle der Fachbereichsleitung“ (m/w/d) in Vollzeit und auf Dauer zu besetzen.
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Steuerungsunterstützung für die Fachbereichsleitung, u.a. durch regelmäßige Besprechungen und Absprachen mit dieser und eigenständige Bearbeitung sich hieraus ergebender Aufträge, durch Beratung bei komplexen Fragstellungen und Bewertung strategischer Planungen, durch allgemeine Organisationsunterstützung und Entscheidungsvorbereitung für die Fachbereichsleitung (hier insbesondere die Koordination von Arbeitsaufträgen der Fachbereichsleitung an die Abteilungsleitungen des Fachbereichs) u.ä.
- Geschäftsführung verschiedener interner Konferenzen (insbesondere Gremium Sicherheit und Prävention) zur Unterstützung der Fachbereichsleitung, insbesondere die Vorbereitung bzw. Bündelung der interdisziplinären Themen und Aufgaben rund um die öffentliche Sicherheit und Ordnung in Aachen, die Koordination der internen Abteilungsbeiträge, die Terminkoordination und Organisation der Sitzungen, die Fertigung von Niederschriften und Protokollen sowie die Ergebnissicherhung und Nachverfolgung
- Vorlagenerstellung und -management, u.a. durch Zusammenführung und Bündelung abteilungsübergreifender Angelegenheiten i.S.d. gesamten Fachbereichs, insbesondere zur Bedienung externer Anliegen, Ratsanträge und -anfragen und Erstellung von Vorlagen bei Anliegen außerhalb der regulären fachbereichsinternen Zuständigkeiten, durch Erarbeitung von Informations- und Entscheidungsvorlagen für die Fachbereichsleitung inkl. Recherche und Auswertung hinsichtlich der vielfältigen Themenstellungen des Fachbereichs u.ä.
- Projektmanagement, Controlling und Haushalt, insbesondere die Koordination / Steuerung von Projekten abteilungsübergreifenden Charakters (Einladung, Moderation, Protokollierung, Vorlagenerstellung) sowie anlassbezogene Einzelprojekte, die Mitarbeit bei der Umsetzung, Koordination und kontinuierlichen Weiterentwicklung bzw. zielgerichtete Optimierung des Fach-, Finanz- sowie Projektcontrollings, die Mitarbeit im Haushaltsmanagement, die Bereitstellung von Kennzahlen für den Haushaltsplan u.ä.
- Koordination abteilungsübergreifender Angelegenheiten, insbesondere die Koordination verschiedener organisatorischer Angelegenheiten, die den gesamten Fachbereich betreffen, hier insbesondere durch Dokumentation und Listenführung abteilungsübergreifender Angelegenheiten und Abfragen (z.B. Meldung von Gewaltfällen, Korruptions- und Gefährdungsatlas, Beschwerden, IFG-Anfragen, etc.), die Abstimmung mit anderen Fachbereichen und Eigenbetrieben und Ordnungspartnern zur zentralen Koordination von Initiativen u.ä
- Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere Bündelung der Informationen bei abteilungsübergreifenden Pressenafragen, Vorbereitung von Presseerklärungen und -mitteilungen inkl. der Vorbereitung von Informationsveranstaltungen und Pressekonferenzen zur Arbeit des Fachbreichs, die Koordinierung der abteilungsübergreifenden Medien- und Öffentlichkeitsarbeit als Vermittlung zwischen der Fachbreichsleitung, den Abteilungsleitungen und dem Fachbereich Presse und Marketing (FB 13) der Stadt Aachen u.ä.
Das bringen Sie mit
- die Laufbahnbefähigung für die Laufbahngruppe 2, Ämtergruppe des ersten Einstiegsamtes (bisher gehobener Dienst) für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder einen erfolgreich absolvierten Verwaltungslehrgang II oder einen vergleichbaren Studienabschluss (z.B. Diplom-Finanzwirt*in (m/w/d) bei der Finanzverwaltung, Diplom-Rechtspfleger*in (m/w/d) im Justizdienst, Bachelor oder Diplom im Bereich Verwaltungsmanagement)
- Erfahrungen im Bereich Controlling sind von Vorteil
- ein professionelles und seriöses Auftreten
- ein hohes Maß an Loyalität und Verschwiegenheit
- ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
- stark ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und ein sicheres, verbindliches Auftreten
- eine sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
- eine schnelle Auffassungsgabe und die Bereitschaft zur selbstständigen Auseinandersetzung mit neuen Themen und Aufgaben
- eine ausgeprägte Stressresistenz und erhöhte Einsatzbereitschaft
- gute Verwaltungs- und IT-Kenntnisse
Wünschenswert
- möglichst umfangreiches Wissen über Verwaltungsabläufe und -strukturen sowie rechtliche Kenntnisse im Bereich des Ordnungsrechts und angrenzender Rechtsgebiete bzw. die Bereitschaft zur selbstständigen Aneignung
- Erfahrungen mit koordinierenden Tätigkeiten sowie mit Projektarbeit bzw. im Bereich Projektmanagement
- Grundlagenkenntnisse im Controlling
Das bieten wir
- Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region mit rund 6.000 Mitarbeitenden
- Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
- respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
- Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
- Jobticket für den ÖPNV sowie eine gute Anbindung an den ÖPNV und Regionalverkehr
- Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
- ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
- einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
- einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine ganztägige Besetzung sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Absprache mit der Fachbereichsleitung festzulegen.
Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 10 TVöD.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.