Bewerbung bis: 20.09.2021

Vorzimmerkraft (m/w/d)

Fachbereich Immobilienmanagement

Zum 01.01.2022 ist im Fachbereich Immobilienmanagement die Funktion einer Vorzimmerkraft (m/w/d) in Teilzeit unbefristet zu besetzen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Führung des Vorzimmers der Fachbereichsleitung
  • Erledigung klassischer Sekretariatsaufgaben, wie z.B. Terminkoordination, Post- und Korrespondenzbearbeitung, Dienstreiseplanung
  • Koordination der Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden und der Leitung des Fachbereichs
  • Vor- und Nachbereitung vorn Besprechungen einschließlich Reservierungen der Besprechungsräume und Bewirtung
  • Tägliche Auswertung des Pressespiegels
  • Mitarbeit bei der Vorbereitung von Präsentationen für die Fachbereichsleitung und deren Vertretung
  • Pflege des Mitarbeiterportals sowie Durchführung der Materialbeschaffung für den Fachbereich

Das bringen Sie mit

  • eine abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mindestens dreijähriger Dauer
  • ein freundliches und sicheres Auftreten gegenüber verschiedensten Akteuren innerhalb und außerhalb des Fachbereichs und der Stadtverwaltung
  • ausgeprägte Zuverlässigkeit, Loyalität und Verschwiegenheit
  • gute kommunikative Fähigkeiten sowie eine sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift
  • eine selbständige, dienstleistungs- und teamorientierte Arbeitsweise sowie Einsatzbereitschaft
  • ein gutes Zeitmanagement sowie gute organisatorische Fähigkeiten
  • sichere IT-Anwenderkenntnisse, vor allem in MS Word, Excel und Power Point

Wünschenswert

  • Berufserfahrung in einem Sekretariat oder Vorzimmer
  • Kenntnisse über den Aufbau und die Strukturen der Stadtverwaltung Aachen

Das bieten wir

  • Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region
  • Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
  • respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
  • Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Gleitzeit und flexible Arbeitszeitmodelle
  • Jobticket für den ÖPNV sowie eine gute Anbindung an den ÖPNV und Regionalverkehr
  • eine innovative Fahrzeugflotte
  • Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
  • ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
  • einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
  • einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine Besetzung im Rahmen der Sollarbeitszeit (19,5 Stunden) sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Absprache mit der Fachbereichsleitung festzulegen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 6 TVöD.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.

Anhänge

Nutzen Sie unsere Online-Bewerbung. In Ausnahmefällen können Sie Ihre Bewerbung postalisch einreichen:
Stadt Aachen, Fachbereich Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie, FB 11/210 – z.H. Frau Dohlen, 52058 Aachen