Bewerbung bis: 20.06.2021

Assistenz der Fachbereichsleitung und Sachbearbeitung (m/w/d)

Fachbereich Finanzsteuerung

Im Fachbereich Finanzsteuerung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Assistenz der Fachbereichsleitung und Sachbearbeitung (m/w/d) in Vollzeit und auf Dauer zu besetzen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Übernahme sämtlicher Assistenzaufgaben im Rahmen der Führung des Vorzimmers der Fachbereichsleitung. Dies beinhaltet die Allris-Bearbeitung und die Zuständigkeit für das SAP-Zeitmanagement des Fachbereiches Finanzsteuerung.
  • Vertretung des Vorzimmers von Dezernat II
  • Koordination eingehender Ausschussvorlagen einschließlich Vorprüfung der Vorlagen hinsichtlich Vollständigkeit und finanzieller Auswirkungen. Zentrale Prüfung von Einladungen und Niederschriften der politischen Gremien auf Mitzeichnungspflicht bzw. finanzieller Auswirkungen
  • Zusammenstellung der bewilligten über- und außerplanmäßigen Aufwendungen bzw. Auszahlungen sowie die Aufstellung der Ermächtigungsübertragungen für den Finanzausschuss und den Rat
  • Erstellung und Aufbereitung von Statistiken
  • Bearbeitung der Bedienstetendarlehen

Das bringen Sie mit

  • Die Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst, eine abgeschlossene Ausbildung im Ausbildungsberuf Verwaltungsfachangestellte*r oder die erfolgreiche Absolvierung des Verwaltungslehrganges I oder eine Ausbildung zur Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW. Zudem werden Bewerbungen von Mitarbeitenden berücksichtigt, die derzeit am Verwaltungslehrgang I teilnehmen oder für die Teilnahme zugelassen sind
  • Die Ausschreibung richtet sich auch an Bewerber*innen (m/w/d), die nicht über die v.g. Verwaltungsqualifikation verfügen, aber über eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung.
    Erwartet wird in diesem Fall die Bereitschaft, an einer internen beruflichen Weiterbildung (Basislehrgang und ggf. Aufbaulehrgang) teilzunehmen.
  • Sie verfügen idealerweise bereits über Erfahrungen im Bereich des Büromanagements.
  • Sie arbeiten selbstständig und gewissenhaft und haben ein ausgeprägtes Zahlenverständnis. Darüber hinaus sind Sie zielorientiert, flexibel und belastbar.
  • Sie verfügen über Kenntnisse im Umgang mit der bei der Stadt eingesetzten Standardsoftware und bringen die Bereitschaft mit, sich auch in die im Finanzwesen eingesetzten EDV- Verfahren einzuarbeiten
  • Sie haben ein freundliches, zuvorkommendes Auftreten und sind zuverlässig und loyal

Wünschenswert

  • Betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse
  • Kenntnisse im Bereich des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF)

Das bieten wir

  • Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region
  • Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
  • Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
  • Gleitzeit und flexible Arbeitszeitmodelle
  • Jobticket für den ÖPNV
  • Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist mit der Maßgabe möglich, dass eine ganztägige Besetzung sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Absprache mit der Fachbereichsleitung festzulegen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Anhänge

Nutzen Sie unsere Online-Bewerbung. In Ausnahmefällen können Sie Ihre Bewerbung postalisch einreichen:
Stadt Aachen, Fachbereich Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie, FB 11/210 – z.H. Herrn Winzen, 52058 Aachen