Bewerbung bis: 29.06.2021

Wissensmanager*in im Servicecenter Call Aachen (m/w/d)

Fachbereich Bürger*innenservice

Im Fachbereich Bürger*innenservice ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in der Abteilung Servicecenter Call Aachen (FB 12/2), die Funktion „Wissensmanager*in“ (m/w/d) in Teilzeit zu besetzen.
Es handelt sich bei der Funktion um eine Vollzeitstelle, die bereits mit 20 Stunden besetzt ist.

Das Servicecenter Call Aachen ist die erste Kontaktadresse für Bürger*innen der Stadt Aachen.
Wir beantworten u.a. Fragen :

• zu Zuständigkeiten innerhalb der Stadtverwaltung Aachen, die unter 432-0 erfragt werden, geben aber auch Auskünfte für verschiedene externe Kund*innen
• zu Erforderlichkeiten von Unterlagen zu unterschiedlichen Anträgen und Dienstleistungen der verschiedenen Verwaltungsbereiche
• im Rahmen der Behördennummer 115
und erbringen verschiedene Serviceleistungen wie z. B. Terminvereinbarungen für den Bürger*innenservice und Buchung von Sperrmüllterminen.

Die Servicezeiten sind von montags bis freitags jeweils von 07.00 bis 18.00 Uhr. Durch unvorhersehbare Ereignisse können vereinzelt auch am Wochenende bzw. kurzfristig anberaumte Arbeitseinsätze erforderlich sein.

Als Wissensmanager*in (m/w/d) tragen Sie dazu bei, dass das Servicecenter eine freundliche und kompetente erste Verbindung zu den Bürger*innen sowie Kund*innen zur Beantwortung von Fragen und zur Lösung von Problemen sein kann.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Redaktionelle Gestaltung neuer Wissensdatenbankeinträge (inklusive der Erstellung von Verlinkungen und vorgefertigter E-Mails mit Pflichtfeldern) in Absprache mit der Abteilungsleitung
  • Fördern und Überwachen des interaktiven Prozesses „Wissensmanagement“ zwischen Servicecenter Call Aachen und der städtischen Online Redaktion www.aachen.de
  • Proaktive Erarbeitung neuer Themen für die Wissensdatenbank (WDB) im unmittelbaren Austausch mit den Fachdienststellen bzw. den externen Kund*innen
  • Pflege und ggfls. redaktionelle Veränderung vorhandener WDB-Einträge aufgrund von Hinweisen aus dem Servicecenterbetrieb
  • Sammeln des Wissens und Durchführung von Recherchen (Internet, Satzungen, …)
  • Qualitätssicherung des Wissensmanagements
  • Ansprechperson für den IT-Systemanbieter
  • Coaching der Mitarbeitenden des Servicecenters im Umgang mit der Wissensdatenbank
  • Leitung der Abteilung im Vertretungsfall (Abwesenheit des Leiters des Servicecenter Call Aachen)
  • Es wird erwartet, dass sich die*der zukünftige Stelleninhaber*in in die Grundzüge der Agententätigkeit einarbeitet und dies regelmäßig beibehält.

Das bringen Sie mit

  • Sie verfügen über die Laufbahnbefähigung der Laufbahngr. 2, 1. Einstiegsamt (bisher gehobener Dienst) für den allg. Verwaltungsdienst oder die erfolgreiche Absolvierung des Verwaltungslehrgangs II oder einen vergleichbaren Studienabschluss (z.B. Diplom-Finanzwirt*in (m/w/d) bei der Finanzverwaltung, Diplom-Rechtspfleger*in (m/w/d) im Justizdienst, Bachelor oder Diplom im Bereich Verwaltungsmanagement) oder ein abgeschlossenes Hochschulstudium aus dem Bereich Verwaltungswissenschaften (1. Staatsexamen).
  • Alternativ verfügen Sie über ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder Diplom) aus den Bereichen Journalismus, der Allgemeinen und vergleichbaren Literatur- und Sprachwissenschaften, idealerweise Germanistik, oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
    Erwartet wird in diesem Fall die Bereitschaft, an einer internen beruflichen Weiterbildung (Verwaltungslehrgang II) teilzunehmen.
  • Sie können einschlägige Berufserfahrung von mind. 18 Monaten nachweisen.
  • Sie sind in der Lage Mitarbeitende durch einen integrativen und kooperativen Führungsstil zu motivieren und zu überzeugen.
  • Sie verfügen über eine ausgeprägte Fähigkeit zum redaktionellen Arbeiten und Analysefähigkeit zur methodischen Wissensaufbereitung für die spezifischen Belange der Telefonie, eine hohe Sozialkompetenz und Verständnis für die Bedeutung serviceorientierter Arbeitsweise.
  • Sie können sich auch in Stresssituationen flexibel auf neue Sachverhalte und Persönlichkeiten einzustellen, sowie angemessen mit Beschwerden und eventuellen Konflikten umgehen.
  • Sie besitzen die Fähigkeit zur Teamarbeit und Teamführung und bringen sich mit persönlichem Engagement und hoher Lernbereitschaft ein.
  • Kontaktfreudiges Auftreten gegenüber internen und externen Kund*innen, eine freundliche und klare Ausdrucksweise, sowie das sichere Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift wird erwartet
  • Verhandlungsgeschick und Überzeugungskraft, Erfahrung im Umgang mit PC und Internet, sowie sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten sollten zu Ihren Fähigkeiten gehören.
  • Sie zeigen Schulungsbereitschaft (z.B. Wissenssoftware) und Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung.

Wünschenswert

  • Erfahrung im Wissensmanagement und in der Arbeit mit Datenbanken und -systemen

Das bieten wir

  • Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region
  • Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
  • respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
  • Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Jobticket für den ÖPNV
  • eine innovative Fahrzeugflotte
  • Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
  • ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
  • einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei Vollzeittätigkeit

Die Eingruppierung von Beschäftigten erfolgt in Abhängigkeit von der vorliegenden Qualifikation maximal bis zur EG 10TVöD.

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine Besetzung im Rahmen der Sollarbeitszeit (19,5/20,5 Stunden) sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Absprache mit der Fachbereichsleitung festzulegen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden erweiterten Auswahlverfahren zur Feststellung der Führungs-, Sozial- und Methodenkompetenzen.

Mit der Übertragung der Führungsfunktion ist der Besuch einer Führungsfortbildung (D 300) verbindlich vorgeschrieben.

Anhänge

Nutzen Sie unsere Online-Bewerbung. In Ausnahmefällen können Sie Ihre Bewerbung postalisch einreichen:
Stadt Aachen, Fachbereich Personal Organisation, E-Government und Informationstechnologie FB 11/210 – z.H. Frau Weinhold, 52058 Aachen