Bewerbung bis: 24.07.2020

Sachbearbeitung „Servicecenter“ (m/w/d) in Verbindung mit der stellvertretenden Teamkoordination

Fachbereich Bürgeramt

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist im Fachbereich Bürgeramt in der Abteilung „Servicecenter Call Aachen“ (FB 12/2) die Funktion

Sachbearbeitung (m/w/d) in Verbindung mit der stellvertretenden Teamkoordination

in Vollzeit unbefristet zu besetzen.

Das Servicecenter Call Aachen ist die erste Kontaktadresse für Bürger*innen der Stadt Aachen.
Wir beantworten u.a. Fragen zu:

• Zuständigkeiten innerhalb der Stadtverwaltung Aachen, die unter 432-0 erfragt werden, geben aber auch Auskünfte für verschiedene externe Kunden
• Erforderlichkeiten von Unterlagen zu unterschiedlichen Anträgen und Dienstleistungen der verschiedenen Verwaltungsbereiche
• alle Themen im Rahmen der Behördennummer 115

und erbringen verschiedene Serviceleistungen wie z. B. Terminvereinbarungen für den Bürgerservice und Buchung von Sperrmüllterminen.

Die Servicezeiten sind von montags bis freitags jeweils von 07.00 bis 18.00 Uhr, wobei die Arbeitszeiten gem. Dienstplan stattfinden. Durch unvorhersehbare Ereignisse können vereinzelt auch am Wochenende bzw. kurzfristig anberaumte Arbeitseinsätze erforderlich sein.

Als Mitarbeiter*in im Servicecenter der Stadt Aachen sind Sie unsere Verbindung zu den Bürger*innen sowie Kund*innen.

Sie sind bei uns genau richtig, wenn Sie bereits Erfahrungen in einem Call- oder Servicecenter sammeln konnten und sich vorstellen können, in einem Großraumbüro zu arbeiten.

Mit Freundlichkeit und Kompetenz stellen Sie sicher, dass unsere Bürger*innen sowie Kund*innen absolut zufrieden sind und ihre Probleme gelöst werden.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Als erste*r Ansprechpartner*in betreuen Sie die Bürger*innen sowie Kund*innen via Telefon, Serviceportal oder E-Mail, nehmen eingehende Anrufe entgegen, erfragen und erfassen das Anliegen der Anrufer*innen.
  • Sie erteilen Auskünfte zu
    a) allgemeinen Fragen unter Zuhilfenahme der Wissensdatenbank des Servicecenters
    sowie
    b) qualifizierter Auskünfte über städtische und andere behördliche Dienstleistungen sowie über die Behördennummer 115.
  • Sie priorisieren und bearbeiten eigenständig eingehende Anfragen unserer Bürger*innen und Kund*innen mit den neuesten CRM Tools und leiten diese ggf. Entsprechend nachgelagerter Zuständigkeiten weiter.
  • Der Support beim Serviceportal der Stadt Aachen.
  • Die Sachbearbeitung im Rahmen des Auftragsmanagements (z.B. bei der Vergabe von
    Sperrmüllterminen u. ä.).
  • Die Bearbeitung von Reklamationen und Beschwerden.
  • Außerhalb der Telefonie sind die Aufgabenschwerpunkte:
  • Fertigung und Versand von E-Mails unter Verwendung von in der Wissensdatenbank vorgefertigten Vorlagen.
  • Bei nicht fallabschließender Beantwortung der Anliegen, Weiterleitung der Gespräche an die zuständigen Sachbearbeiter*innen.
  • Bearbeitung von E-Post, Online-Anträgen und Post in Papierform.
  • Die Unterstützung beim Aufbau, Ausbau und der Optimierung der internen Wissensdatenbank
  • Telefonische Auskunftserteilung fremdsprachiger Anfragen
  • Bearbeitung von Spezialgebieten
  • Durchführung von Kuvertier- und Sortieraktionen für die gesamte Stadtverwaltung
  • Vertretung der Teamkoordination im Abwesenheitsfall:
  • Kommunikation mit Bürger*innen über das Serviceportal der Stadtverwaltung Aachen
  • Dienstleistungsorientierte Betreuung verwaltungsexterner Kund*innen des Servicecenters
  • Nutzung/Bedienung von besonderen Fachanwendungen

Das bringen Sie mit

  • Sie verfügen über die Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt für den allgemeinen Verwaltungsdienst (bisher mittlerer Verwaltungsdienst) oder eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder einen abgeschlossenen Angestelltenlehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen Dienst NRW.
  • Die Ausschreibung richtet sich auch an Bewerber*innen, die nicht über die v.g. Verwaltungsqualifikation verfügen, aber über eine abgeschlossene dreijährige kaufmännische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung. Erwartet wird in diesem Fall die Bereitschaft, an einer internen beruflichen Weiterbildung (Verwaltungslehrgang I) teilzunehmen. Die Eingruppierung erfolgt in Abhängigkeit der nachgewiesenen Qualifikationen.
  • Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung in einem dienstleistungsorientierten Bereich der öffentlichen Verwaltung.
  • Sie überzeugen durch Ihre freundliche und kommunikative Art und lieben den direkten Kundenkontakt.
  • Sie klären telefonische und schriftliche Kundenanfragen souverän, freundlich und kreativ.
  • Sie sind teamfähig, verantwortungsbewusst und verfügen über eine hohe Sozialkompetenz.
  • Sie sind flexibel, belastbar und besitzen die Fähigkeit, sich auch in Stress- und Konfliktsituationenauf neue Sachverhalte und Persönlichkeiten einzustellen.
  • Sie haben Verständnis für die Bedeutung serviceorientierter Arbeitsweisen und eine hohe Identifikation mit der Stadtverwaltung Aachen.
  • Sie verfügen über gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Sie haben Kenntnisse im Umgang mit der bei der Stadt Aachen eingesetzten Standardsoftware und sind bereit, sich in einschlägige Fachanwendungen einzuarbeiten.
  • Sie besitzen die Bereitschaft, an Fortbildungen teilzunehmen.

Wünschenswert

  • Sie sind im Vertretungsfall in der Lage, Mitarbeitende (m/w/d) durch einen integrativen, kooperativen und wertschätzenden Führungsstil zu motivieren und zu überzeugen und bringen das Potential zur Übernahme von Führungstätigkeiten mit.
  • Fremdsprachenkenntnisse, insbesondere Englisch, Französisch und/oder Niederländisch
  • Vorerfahrungen als Servicemitarbeiter*in eines Servicecenters
  • Erfahrung im Umgang mit Wissensdatenbanken

Das bieten wir

  • Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region
  • Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
  • respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
  • Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Jobticket für den ÖPNV
  • eine innovative Fahrzeugflotte
  • Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine ganztägige Besetzung sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Absprache mit der Fachbereichsleitung festzulegen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Anhänge

Nutzen Sie unsere Online-Bewerbung. In Ausnahmefällen können Sie Ihre Bewerbung postalisch einreichen:
Stadt Aachen, Fachbereich Personal und Organisation FB 11/210 – z.H. Frau Weinhold, 52058 Aachen.