Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist im Fachbereich Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie die Funktion der Assistenz der Fachbereichsleitung (m/w/d) in Vollzeit unbefristet zu besetzen.
In dieser Tätigkeit sind Sie der Abteilung „Arbeitsschutz, Entgelte, Bezüge, Beihilfe und Haushalt“ (FB 11/100) zugeordnet, in welcher u.a. vier Mitarbeitende für den Bereich Vorzimmer der Fachbereichsleitung und für die Geschäftsstelle tätig sind. Neben den Tätigkeiten der Assistenz der Fachbereichsleitung umfasst das Aufgabengebiet auch Tätigkeiten in Zusammenhang mit Arbeits- und Dienstunfähigkeitsbescheinigungen.
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Assistenz der Fachbereichsleitung (Fachbereich Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie): zuverlässiges Büromanagement, Erledigung klassischer Sekretariatsaufgaben, Terminkoordination, Reiseplanung, Post- und Korrespondenzbearbeitung, Koordination der Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Fachbereichsleitung
- Materialbeschaffung einschließlich Literatur für den gesamten Fachbereich
- Erledigung der zentralen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Job-Ticket
- Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume der Fachbereichsleitung
- Erfassung der zentral im FB 11 eingehenden Arbeits- und Dienstunfähigkeitsbescheinigungen im SAP-Abrechnungssystem
- Bearbeitung der eingehenden Meldungen im Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
Das bringen Sie mit
- abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen Dienst NRW oder abgeschlossene dreijährige anerkannte kaufmännische Ausbildung (gemäß BBiG) und eine der Ausbildung entsprechende Berufserfahrung
- Kenntnisse in der bei der Stadt Aachen eingesetzten Standardsoftware (MS-Office)
- sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- sorgfältige Arbeitsweise, Flexibilität, Belastbarkeit, Loyalität und Verschwiegenheit
- selbständiges Arbeiten, rasche Auffassungsgabe
- kompetentes, freundliches und sicheres Auftreten im Umgang mit Mitarbeitenden, Bürger*innen und Politiker*innen
Wünschenswert
- wünschenswert ist langjährige Erfahrung in der Leitung eines Vorzimmers bzw. Sekretariats oder zumindest einschlägige Berufserfahrung
Das bieten wir
- Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region mit rund 6.000 Beschäftigten
- Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
- respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
- Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
- Jobticket für den ÖPNV
- Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
- ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
- einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
- einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine ganztägige Besetzung sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Absprache mit der Fachbereichsleitung festzulegen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.