Bewerbung bis: 23.12.2022

Vorzimmerkraft Fachbereichsleitung (m/w/d)

Fachbereich Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist in der Abteilung „Arbeitsschutz, Entgelte, Bezüge, Beihilfe und Haushalt“ (FB 11/100) die Funktion der Vorzimmerkraft Fachbereichsleitung (m/w/d) befristet zur Vertretung einer schwangerschaftsbedingten Abwesenheit mit voraussichtlich anschließender Elternzeit in Teilzeit zu besetzen.

In Abhängigkeit von der individuell vorhandenen Qualifikation wird trotz der
zunächst befristeten Einsatzmöglichkeit die Möglichkeit einer unbefristeten
Beschäftigung geprüft.

Das Sachgebiet ist Bestandteil des Teams FB 11/101. In diesem Team sind insgesamt vier Mitarbeitende in den Bereichen Vorzimmer der Fachbereichsleitung und Geschäftsstelle tätig.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Führung des Vorzimmers der Fachbereichsleitung: zuverlässiges Büromanagement, Erledigung klassischer Sekretariatsaufgaben wie Terminkoordination Reiseplanung, Post- und Korrrespondenzbearbeitung, Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Fachbereichsleitung koordinieren
  • Materialbeschaffung einschließlich Literatur für den gesamten Fachbereich
  • Erledigung der zentralen Aufgaben im Zusammenhang mit dem Job-Ticket
  • Koordination der Parkraumbewirtschaftung für Mitarbeiter*innen der Gesamtverwaltung
  • Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume der Fachbereichsleitung

Das bringen Sie mit

  • abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen Dienst NRW oder abgeschlossene dreijährige anerkannte kaufmännische Ausbildung (gemäß BBiG) und eine der Ausbildung entsprechende Berufserfahrung
  • Kenntnisse in der bei der Stadt Aachen eingesetzten Standardsoftware (MS-Office)
  • sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
  • sorgfältige Arbeitsweise, Flexibilität, Belastbarkeit Loyalität und Verschwiegenheit
  • selbständiges Arbeiten, rasche Auffassungsgabe
  • kompetentes, freundliches und sicheres Auftreten im Umgang mit Mitarbeitenden, Bürger*innen und Politiker*innen

Wünschenswert

  • wünschenswert ist langjährige Erfahrung in der Leitung eines Vorzimmers bzw. Sekretariats oder zumindest einschlägige Berufserfahrung

Das bieten wir

  • Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region mit rund 6.000 Beschäftigten
  • Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
  • respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
  • Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
  • Jobticket für den ÖPNV
  • Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
  • ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine Besetzung im Rahmen der Sollarbeitszeit (19,5 bzw. 20,5 Stunden) sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Absprache mit der Fachbereichsleitung festzulegen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.

Anhänge

Nutzen Sie unsere Online-Bewerbung. In Ausnahmefällen können Sie Ihre Bewerbung postalisch einreichen:
Stadt Aachen, Fachbereich Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie, FB 11/210 – z.H. Frau Meertens 52058 Aachen