Bewerbung bis: 18.04.2021

Stellvertretende Bereichsleitung „Abteilung Wahlen“ (m/w/d)

Fachbereich Bürger*innendialog und Verwaltungsleitung

Im Fachbereich Bürger*innendialog und Verwaltungsleitung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt in der Abteilung Wahlen die Funktion Sachbearbeitung (m/w/d) verbunden mit der Vertretung des Bereichsleitung Wahlen in Vollzeit zu besetzen.

Ihre Aufgabenschwerpunkte

  • Vertretung der Bereichsleitung Wahlen inkl. Dienst- und Fachaufsicht über Aushilfskräfte
  • Mitarbeit bei der Gesamtorganisation aller Wahlen (Kommunal-, Bundestags-, Landtags-, Europa- und Seniorenratswahlen) insbesondere:
  • Hauptverantwortung für die Vorbereitung, Organisation und Durchführung einer rechtssicheren Briefwahl
  • Prüfung der Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der Wahlunterlagen
  • Unterstützung bei der Beratung der Wahlvorschlagsträger (z.B. Parteien) und der Prüfung der Wahlvorschläge und der Vorlage an den Wahlausschuss
  • Erstellung und Überarbeitung von Richtlinien (z.B. zur Führung des Wählerverzeichnisses und zur Bearbeitung der Briefwahlanträge) entsprechend der gesetzlichen Vorgaben
  • Einteilung des Wahlgebietes in Stimmbezirke (Kontrolle der Bevölkerungszahlen und ggf. notwendige Anpassungen) unter Berücksichtigung sich daraus ergebender Folgearbeiten zur Erweiterung der Menge der Briefwahllokale
  • Fortlaufende Pflege der Wahlgebiete für alle Wahlen inklusive der Gebietspflege im Einwohnermeldesystem
  • Verantwortung für die Personaleinsatzplanung der Wahlhelfer*innen
  • Führen der Wahlausschlusskartei
  • Verantwortlichkeit für die Verzeichnispflege in der eingesetzten Wahl-Software zur Aktualität der Wahlhelferdatenbank
  • Absprachen mit der regio iT zu notwendigen Programmanpassungen, Prüfung und Abnahme von Updates in OK.EWO und in der verwendeten Wahlsoftware
  • In der wahlfreien Zeit Vorbereitung bevorstehender Wahlen, insbesondere
  • Gewährleistung der Aktualität des Straßenverzeichnisses
  • Fortlaufende Pflege der Wahlgebiete für alle Wahlen sowie ggf. Neueinteilung der Briefwahl- und Wahlbezirke
  • Führen der Wahlausschlusskartei
  • Verzeichnispflege in der eingesetzten Wahl-Software zur Aktualität der Wahlhelferdatenbank
  • Vorbereitungsarbeiten für das Marketing zur Wahlhelferakquise
  • Archivierung der verwahrungspflichtigen Wahlunterlagen entsprechend der Aufbewahrungsfristen und damit einhergehend Sicherstellung einer dem Datenschutz entsprechenden Aktenvernichtung
  • Weitestgehende Digitalisierung von zu archivierenden Vorgängen und Prüfung der Möglichkeiten bei Prozessen für den/die Bürger*innen zur Erhöhung der Bürgerfreundlichkeit
  • Übernahme von Aufgabenstellungen im FB 01 außerhalb des Bereichs Wahlen in Absprache mit der Fachbereichsleitung

Das bringen Sie mit

  • Sie verfügen über die Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 2, erstes Einstiegsamt (bisher gehobener Dienst) für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder die erfolgreiche Absolvierung des Verwaltungslehrgangs II oder einen vergleichbaren Studienabschluss (z.B. Bachelor oder Diplom im Bereich Verwaltungsmanagement, Diplom-Rechtspfleger*in (m/w/d) im Justizdienst, Diplom-Finanzwirt*in (m/w/d) bei der Finanzverwaltung).
  • Oder ein abgeschlossenes Hochschulstudium (z.B. Bachelor, Diplom) in einer für den Tätigkeitsbereich einschlägigen Fachrichtung (z. B. der Rechtswissenschaften)
  • mehrjährige Berufserfahrung
  • Fähigkeit zu konzeptionellem, strategischem, analytischem, strukturiertem und zielorientiertem Handeln, auch unter Zeitdruck
  • selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten, hohe Belastbarkeit, hohe Einsatzbereitschaft und Flexibilität
  • hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Organisations- und Verhandlungsgeschick, Einsatz fundierter Fach- und Rechtskenntnisse und Durchsetzungsfähigkeit
  • fundierte Office-Kenntnisse und die Bereitschaft, sich in die für die Abwicklung der Wahlen eingesetzten Programme einzuarbeiten.
  • die Bereitschaft, in den Wahlzeiten Dienst nach 18:00 Uhr und während aller Wahlwochenenden zu verrichten.

Wünschenswert

  • Sie verfügen über Führungserfahrung oder sind Teilnehmer*in des städtischen Führungsnachwuchsprogrammes „Kompetent Managen“ und sind in der Lage, Mitarbeitende durch einen integrativen und kooperativen Führungsstil zu motivieren und zu überzeugen.

Das bieten wir

  • Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region
  • Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
  • respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
  • Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
  • Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Jobticket für den ÖPNV
  • eine innovative Fahrzeugflotte
  • Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine ganztägige Besetzung sichergestellt ist. Die jeweiligen Arbeitszeiten für Teilzeitkräfte sind daher in Absprache mit der Fachbereichsleitung festzulegen.

Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.

Anhänge

Nutzen Sie unsere Online-Bewerbung. In Ausnahmefällen können Sie Ihre Bewerbung postalisch einreichen:
Stadt Aachen, Fachbereich Personal, Organisation, E-Government und Informationstechnologie FB 11/210 – z.H. Frau Weinhold, 52058 Aachen