Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist im Dezernat für Stadtentwicklung, Bau und Mobilität (Dezernat III) die Stelle der Assistenz der Beigeordneten (m/w/d) in Teilzeit unbefristet zu besetzen.
Das Dezernat III ist für ein breites Aufgabenspektrum zuständig, das von übergeordneten räumlichen Planungen über alle Ebenen der Stadtentwicklung bis hin zu Stadterneuerungs- und Stadtgestaltungsprojekten und den Aufgaben der Bauaufsicht reicht. Zudem werden von der strategischen Mobilitätsentwicklung und der Verkehrsplanung über sämtliche Bereiche des städtischen Mobilitätsgeschehens hier verantwortlich bearbeitet. Die Geoinformation und Bodenordnung sowie das Vertrags-, Vergabe- und Fördermittelmanagement erarbeiten die Grundlage für viele Aufgaben der Stadtverwaltung.
Als Assistenz gehören Sie der Verwaltungsabteilung des Dezernates an und sind in der Zusammenarbeit unmittelbar der Beigeordneten zugeordnet.
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Allgemeine Assistenz- und Sekretariatstätigkeiten
- Vorbereitung und Organisationsmanagement von Veranstaltungen des Dezernates
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben wie Telefondienst, Terminplanung und -koordination (analog wie digital), Führen von Aktenvorgängen und Wiedervorlagen, Kopierarbeiten, Postverteilung und -versendung
- Organisation von Dienstreisen und Fortbildungen
- Beschwerdemanagement und Beantwortung von Anfragen
- Einfache Recherche zu Themen und Zusammenstellungen
Das bringen Sie mit
- eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder einen abgeschlossenen Verwaltungslehrgang I oder eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement im kommunalen öffentlichen Dienst NRW
- alternativ eine abgeschlossene Berufsausbildung zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung mit zweijähriger Berufserfahrung
- ein freundliches, sicheres und repräsentatives Auftreten im persönlichen und telefonischen Umgang mit Bürger*innen und Mitarbeitenden sowie Loyalität und Verschwiegenheit
- Sicherheit im Gebrauch der deutschen Sprache in Wort und Schrift ebenso wie im Umgang mit dem PC und der bei der Stadt Aachen eingesetzten Standardsoftware
- Organisationstalent, Flexibilität und eine sorgfältige Arbeitsweise in Kombination mit Verantwortungsbewusstsein und der Bereitschaft, im Team zu arbeiten
Wünschenswert
- Erfahrungen in der Arbeit in öffentlichen Verwaltungen oder großen Organisationseinheiten
- Interesse an den fachlichen Aufgaben des Dezernats
Das bieten wir
- Arbeiten bei der zweitgrößten Arbeitgeberin der Region mit rund 6.000 Mitarbeitenden
- Verantwortung und Raum zur Mitgestaltung
- respektvolle und faire Arbeitsbedingungen
- Fort- und Weiterbildungen zur beruflichen und persönlichen Entwicklung
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- flexible Arbeitszeitmodelle (wie bspw. Mobile Arbeit)
- Jobticket für den ÖPNV
- Zusatzversorgung zur betrieblichen Altersvorsorge
- ein umfassendes Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
- einen sicheren Arbeitsplatz mit unbefristetem Arbeitsvertrag
- einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen bei einer 5-Tage-Woche
Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich unter der Maßgabe, dass eine Besetzung im Rahmen der Sollarbeitszeit (19,5 Stunden) sichergestellt ist.
Die Arbeitszeitgestaltung erfolgt unter der Maßgabe, dass die offenen und termingebundenen Servicezeiten abgedeckt werden.
Die jeweiligen Arbeitszeiten sind daher in Absprache mit der Bereichsleitung festzulegen.
Der Auswahlprozess zur Besetzung der Funktion setzt sich zusammen aus einer Vorauswahl und einem sich anschließenden Auswahlverfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inklusive eines Anschreibens mit Bewerbungsmotivation, eines Lebenslaufes, Zeugnissen und Prüfungs-/Beschäftigungsnachweisen.